Czy przedsiębiorcy boją się zmieniać operatorów terminali płatniczych?

obawy przedsiębiorców przed zmianą operatora terminali płatniczych

Odpowiadając jednym słowem na tytułowe pytanie (bazując na moim dotychczasowym doświadczeniu biznesowym) mogę stwierdzić, że: tak! Przedsiębiorcy raczej niechętnie zmieniają partnerów biznesowych, w tym dostawców terminali płatniczych. 

Obawa przed zmianą nie dotyczy tylko właścicieli firm, to powszechnie występujące uczucie, które może obejmować różne sfery życia, takie jak biznes, praca, relacje czy sytuacje osobiste. Ludzie często odczuwają niepokój lub strach wobec nieznanych sytuacji, ponieważ zmiana może być trudna do przewidzenia i wymagać dostosowania się do nowych warunków.

Jednakże zmiana może być również postrzegana jako szansa na rozwój i nowe możliwości. Te podejście jest bliższe przedsiębiorcom, którzy na co dzień muszą zmagać się z niepewnym jutrem a mimo to poszukują innowacji; aczkolwiek nie brak konserwatystów, którzy próbują utrzymać status quo i pozostać w sferze komfortu. 

Niestety, przyzwyczajenia mają swoją cenę, począwszy od przepłacania za usługi, które u konkurencji mogą być tańsze, kończąc na najbardziej dotkliwej karze za „przespanie okazji” w postaci bankructwa firmy.

Dlaczego przedsiębiorcy nie chcą zmieniać dostawcy terminali płatniczych?

Powodów może być wiele, zarówno „twarde” przez które rozumiem merytoryczne i racjonalne uzasadnienie w postaci kalkulacji biznesowej, jak i „miękkie” związane z człowiekiem, typu strach przed zmianą, wyobrażenia, brak wiedzy czy czasu. 

Najczęstsze przyczyny powstrzymujące przedsiębiorców przed zmianą operatora płatności bezgotówkowych:

  • Przyzwyczajenie
  • Brak czasu
  • Niedostateczna wiedza
  • Obawa przed zmianą
  • Wiążący kontrakt biznesowy (długoterminowa umowa)
  • Kary umowne za wcześniejsze zerwanie umowy 
  • Wyobrażenia na temat skomplikowanego procesu przejścia do nowego dostawcy
  • Formalności związane z rozwiązaniem / nawiązaniem współpracy
  • Nowy system raportowania, przesyłania rozliczeń, faktur
  • Wymiana i konfiguracja sprzętu, zwłaszcza przy dużych strukturach
  • „Przerwa” w ciągłości obsługi klienta

oferta na nowy terminal płatniczy porównanie stawek

Jaki jest najlepszy sposób na walkę ze strachem przed zmianą partnera biznesowego? 

Edukacja, czyli poznanie całego procesu oraz „testowe” wypróbowanie usługi bez wiążącej, długoterminowej umowy. Preferujemy to co znamy i tym samym boimy się tego, czego nie znamy. Dlatego też, w niniejszym materiale omówię poszczególne etapy procesu i zerwę „kotarę strachu”, za którą kryją się… nowe możliwości! 

Proces zmiany operatora terminali płatniczych

Poniżej, krok po kroku przedstawiam proces, który wymaga zaledwie kilkanaście minut Twojego zaangażowania! Jeżeli chcesz skrócić czas do absolutnego minimum, to już teraz możesz skontaktować się ze mną, aby otrzymać bezpłatną pomoc – zapraszam do niezobowiązującego zgłoszenia – kliknij 👉 oferta na terminale płatnicze!

  1. Na początku, przeanalizuj faktury i rozliczenia pod kątem opłat, które aktualnie ponosisz, tj. wysokość prowizji od transakcji, opłaty za dzierżawę/najem terminala, inne – dodatkowe widniejące na fakturze   
  2. Skontaktuj się ze mną, aby poznać konkurencyjną ofertę. Na podstawie otrzymanej kalkulacji poznasz kwotę oszczędności 
  3. Zweryfikuj w posiadanej dokumentacji okres, na jaki podpisałeś umowę z dotychczasowym operatorem. Ponadto, ile wynosi okres wypowiedzenia i czy są kary finansowe za wcześniejsze zerwanie współpracy – w przypadku ewentualnych kar porównaj, w jakim czasie oszczędności wynikające ze zmiany operatora pokryją je 
  4. Decydując się na zmianę dostawcy będziesz musiał dostarczyć podstawowe dane i podpisać dokumenty 
  5. Po zatwierdzeniu umowy, serwisant przyjedzie do Twojej firmy, aby zainstalować terminal i przeszkolić personel z obsługi urządzeń, zaś opiekun biznesowy pomoże w kwestiach administracyjnych
  6. W międzyczasie zostanie wysłane wypowiedzenie do obecnego operatora
  7. Po zainstalowaniu nowego sprzętu, z dniem zakończenia wypowiedzenia będzie trzeba zwrócić dzierżawiony sprzęt na zasadach ustalonych z poprzednim operatorem 

To wszystko! Zatem rozprawmy się z obiekcjami, o których wcześniej wspomniałem. 

Przyzwyczajenie nie powinno być argumentem przemawiąjącym za współpracą, tylko korzystne warunki współpracy, niezawodność sprzętu, szybka pomoc i serwis oraz wysoka jakość obsługi. Za przyzwyczajenia płaci się, co najlepiej widać po ofertach telekomów, u których nowi klienci mają lepsze warunki niż dotychczasowi. Po prostu sprawdzaj i porównuj, bo operator podpisał już umowę i zarabia. Teraz Twój ruch!

Brak czasu – nie można nie mieć czasu, bo on jest zawsze. Problem tkwi w ustaleniu właściwych priorytetów i zarządzaniu zadaniami. Kolejny powód to niedostateczna wiedza. Jednym ze sposobów na uzupełnienie umiejętności jest zasięgnięcie pomocy u ekspertów. 

Obawa przed zmianą. Osobiście nie lubię powiedzenia „kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana”. Preferuję zarządzanie ryzykiem, przez co minimalizuje się obawy związane ze zmianą. Alternatywą jest przetestowanie nowego operatora, co umożliwia podpisanie korzystnej umowy współpracy z operatorem terminali płatniczych – wspominam o tym w osobnym artykule.

Wiążący kontrakt biznesowy (długoterminowa umowa) oraz ewentualne kary umowne za wcześniejsze zerwanie umowy. Należy porównać wysokość kary z oszczędnościami wynikającymi z przejścia do nowego operatora lub poczekać na zakończenie współpracy. 

Wyobrażenia na temat skomplikowanego procesu przejścia do nowego dostawcy oraz formalności związane z rozwiązaniem / nawiązaniem współpracy. Myślę, że proces opisany powyżej krok po kroku rozwiewa wszelkie wątpliwości. 

Nowy system raportowania, przesyłania rozliczeń, faktur. Wszystkiego można się nauczyć, zaś systemy związane z płatnościami bezgotówkowymi nie są skomplikowane. W większości firm kwestie rozliczeń ograniczają się do przesyłania faktur, które następnie przekazuje się do księgowej. 

Wymiana i konfiguracja sprzętu, zwłaszcza przy dużych strukturach. Ta obiekcja nie występuje u operatorów, którzy dysponują własnym zespołem i serwisant przyjeżdża na miejsce. Inaczej wygląda sprawa, gdy musisz osobiście instalować terminal płatniczy lub wysyłać kurierem do serwisu, dlatego koniecznie dopytaj o ten aspekt zanim nawiążesz współpracę.

„Przerwa” w ciągłości obsługi klienta. Ten problem nie istnieje i jest tylko wyobrażeniem, ponieważ stary sprzęt jest wyłączany w momencie, gdy nowe terminale są już podpięte i działają.  

Jak wybrać właściwego operatora terminali płatniczych?

Kryteria współpracy, które należy wziąć pod uwagę omawiałem już w innym artykule: „Co jest ważne we współpracy z operatorem terminali płatniczych?”, natomiast teraz chciałbym poruszyć inny wątek i na nim się skupić, mianowicie opiekun biznesowy. 

Nie ważne jak będziemy go nazywać, przedstawiciel handlowy, key account manager, konsultant, itp. Chodzi o osobę, która reprezentuje dostawcę terminali płatniczych i z którą będziesz mieć styczność. Ważne, aby opiekun był ekspertem i doradcą, który jest dostępny w ustalonych godzinach, bo pracuje się z ludźmi a nie z korporacją!

Chyba nie ma dostawcy terminali płatniczych w Polsce, na którego by nie narzekano. W internecie można znaleźć wiele negatywnych komentarzy. Przy tak dużej skali obsługiwanych klientów, nie jest problemem znalezienie niezadowolonych użytkowników, którzy będą krytykować na lewo i prawo. 

Pamiętaj o zasadzie, która mówi, że jeden zadowolony klient powie o tym średnio trzem innym potencjalnym kontrahentom, zaś jeden niezadowolony klient rozgłosi o tym dziewięciu innym osobom.

Czy użytkownicy wymyślają opinie zamieszczane w internecie? Oczywiście, że nie! - chyba, że to podstawiona nieuczciwa konkurencja. 😉 Bardziej zastanowiłbym się, z czego te komentarze wynikają? Czy przedstawiciel handlowy wpadł na chwilę do firmy i zaprezentował "super ofertę", która póżniej nie przełożyła się na super fakturę, ponieważ „zapomniał” wspomnieć o dodatkowych opłatach za terminale płatnicze. Tego typu historie można mnożyć. 

Strach ma wielkie oczy

Reasumując… najważniejsze, abyś sprawdził kwestie, które są istotne przy zmianie operatora i ustalił warunki z ekspertem, który będzie dostępny również po podpisaniu umowy a nie tylko w trakcie składania podpisów, bo później… korporacja jest "bezduszna". 

Jeśli na drodze ku zmianie operatora terminali płatniczych nie stoją twarde przeszkody w postaci kary umownej – a i te trzeba policzyć, czy przejście nie będzie bardziej opłacalne – to wstrzymywanie się przed podjęciem słusznej decyzji jest szkodą dla firmy.

Jeżeli brakuje Ci czasu, wiedzy czy odpowiednich kompetencji, aby przeanalizować dotychczasowe obroty, strukturę kart, prowizje oraz oferty konkurencji to zgłoś się do mnie, chętnie Ci w tym pomogę. 

Zapraszam do kontaktu! Porozmawiajmy niezobowiązująco, porównajmy i zobaczymy co dalej… 

oferta na nowy terminal płatniczy porównanie stawek

Jeśli uważasz, że niniejszy artykuł jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.

Autor: Maciej Makowskiekspert ds. terminali płatniczych

Artykuły o terminalach płatniczych, które mogą Cię zainteresować:

Więcej
  • Obowiązkowy terminal płatniczy. Od kiedy i dla kogo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Wprowadzenie „obowiązku” posiadania terminala płatniczego wzbudza niemałe emocje i przyczynia się do burzliwych dyskusji w mediach społecznościowych. W komentarzach można spotkać się z obrońcami walczącymi o demokrację i prawa wolności, wygłaszającymi hasła „tylko gotówka”. A jak to jest naprawdę, czy każda firma w Polsce musi posiadać terminal płatniczy? Otóż, nie! Najpierw należy zweryfikować obowiązek posiadania kasa fiskalnej ze swoim księgowym. Jeżeli firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących to dopiero wtedy musi zadecydować, w jaki sposób spełni obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych, co nie jest jednoznaczne z wymogiem posiadania nowego terminala płatniczego. Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego Zerknijmy do dokumentów prawnych, mianowicie do Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców a konkretnie do artykułu 19a, który to ten obowiązek reguluje.

  • Ile kosztuje terminal płatniczy? Opłaty za dzierżawę terminala, prowizje…

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Koszty zawsze wywołują emocje i różnie na nie reagujemy. Wśród przedsiębiorców znajdą się świadomi przedstawiciele, którzy wiedzą, że za jakość trzeba zapłacić i nie ma nic za darmo; jak i tacy, którzy uważają, że terminale płatnicze powinny być bezpłatne przez cały okres współpracy.  Tego typu oczekiwania miałyby racje bytu, gdyby urządzenia, serwis gwarancyjny, systemy rozliczeniowe, serwery, pracownicy i dziesiątki niezbędnych zasobów nic nie kosztowały.  Niestety rzeczywistość jest zgoła odmienna. Zatem, czy reklamy z hasłami „terminal płatniczy za 0 zł” wprowadzają w błąd? Przecież nie ma nic za darmo! Za chwilę odpowiem na to pytanie, napiszę również kilka słów o programie PWOB i na końcu przedstawię koszty związane z użytkowaniem terminala płatniczego, na które składają się zasadniczo 3 kategorie: koszty dzierżawy terminala, prowizje od transakcji, dodatkowe opłaty stosowane przez poszczególnych operatorów.

  • Terminal płatniczy i „ukryte” koszty, na które należy zwrócić uwagę

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Na rynku terminali płatniczych jest wielu operatorów, którzy oferują indywidualne warunki handlowe, zaś ich przedstawiciele handlowi mogą stosować różne sztuczki i techniki, aby zaprezentować swoją ofertę w jak najlepszym świetle, zaś niewygodne kwestie przemilczeć.   Zdaję sobie sprawę, że dla osoby spoza branży porównanie poszczególnych ofert to nie lada wyzwanie, ale pomogę Ci w tym i wskażę obszary, na które należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić kosztownych błędów.  Uważaj przede wszystkim na... ⛔️ Czas na jaki jest podpisywana umowa. Stara zasada: nie wiesz co będzie za rok, zwłaszcza w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, więc nie podpisuj długoterminowych kontraktów, bo zapłacisz kary finansowe za wcześniejsze zerwanie umowy ⛔️ jeśli będziesz potrzebował nagle zakończyć współpracę. 

  • Co jest ważne we współpracy z operatorem terminali płatniczych?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Czy Twoi klienci również cenią sobie wygodę i wolą płacić kartą płatniczą zamiast gotówką? Ten trend jest nieodwracalny i koszty związane z obsługą terminali płatniczych wpisały się na stałe w księgi rachunkowe firm. Na rynku działa wielu operatorów, którzy oferują usługi płatności bezgotówkowych oraz terminale płatnicze. Każdy operator tzw. acquire posiada indywidualne oferty handlowe, których porównanie stanowi niemałe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Opłaty za terminal płatniczy i stawki prowizyjne za transakcje kartą Pierwszy obszar to warunki handlowe. Prowizje za transakcje kartą mogą być stałe lub zmienne; co więcej mogą zawierać dodatkowe opłaty uzależnione od rodzaju kart płatniczych czy typu transakcji (krajowe, zagraniczne, biznes, Visa, MasterCard, Maestro). Warto pamiętać, że na koszt prowizji składa się marża operatora, opłaty interchange oraz opłaty systemowe, które są zróżnicowane.

  • Aktywność terminali w programie Polska Bezgotówkowa wzrasta

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Fundacja Polska Bezgotówkowa kończy kolejny rok działalności z dalszym wzrostem aktywności terminali płatniczych w ramach prowadzonego Programu Polska Bezgotówkowa. Na przestrzeni minionego roku Fundacja odnotowała znaczący wzrost w liczbie zrealizowanych transakcji, których tylko w 2023 r. było blisko pół miliarda. Do końca grudnia 2023 r. do Programu Polska Bezgotówkowa dołączyło blisko 460 tys. podmiotów, w których łącznie zainstalowano ponad 610 tys. urządzeń do przyjmowania płatności cyfrowych. Za pomocą terminali tradycyjnych i tych w telefonie, zrealizowano od początku trwania Programu blisko 1,8 mld transakcji płatniczych na łączną kwotę przekraczającą 110 mld zł. Wśród mikroprzedsiębiorców największy przyrost liczbowy i procentowy urządzeń odnotowano w branży kosmetycznej (+13,3%), a najwyższy wzrost transakcyjny rok do roku (+31,9%) osiągnęły branże związane z ochroną zdrowia. Pod względem wzrostu liczby transakcji w ostatnim roku wyróżniły się: branża edukacyjna (+28,3%) oraz usługowa (+25,4%).

  • Jaką umowę na terminal płatniczy warto podpisać? 

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Jeśli zainteresował Cię ten artykuł to oznacza, że potrzebujesz terminal płatniczy do firmy. Prawdopodobnie jesteś na etapie rozmów z poszczególnymi operatorami płatności bezgotówkowych i analizujesz stawki prowizyjne, czego zwieńczeniem będzie podpisanie umowy współpracy.  Pamiętaj, że podczas wyboru dostawcy terminali płatniczych znaczenie mają nie tylko warunki handlowe i serwis, ale również okres trwania umowy, czas wypowiedzenia i ewentualne kary finansowe za wcześniejsze rozwiązanie umowy.