Menedżerowie zarządzający wirtualnymi pracownikami muszą stawić czoła wyzwaniom zgoła odmiennym od tradycyjnego modelu kierowania zespołem. Owa nowa jakość zarządzania wynika z rozproszenia terytorialnego pracowników, których nie łączy bezpośredni kontakt. Ponadto dzielić może ich nie tylko przestrzeń, ale również strefa czasowa, co dodatkowo komplikuje koordynację prac.
Wśród największych problemów w zarządzaniu zdalnym zespołem można wyróżnić: komunikację, koordynację prac, kontrolę "niewidzialnych" pracowników, budowę zespołu w oparciu o zaufanie i wzajemne wspieranie się, motywowanie zdalnych pracowników, kształtowanie kultury organizacyjnej, różnice kulturowe i językowe oraz inne strefy czasowe.
Komunikacja z przełożonym oraz pozostałymi członkami wirtualnego zespołu
Praca w biurze i możliwość natychmiastowego kontaktu nigdy nie zostanie odzwierciedlona w pracy zdalnej, mimo zastosowania najnowszej technologii.
Zdalna komunikacja zawsze będzie miała pewne ograniczenia w przekazywaniu informacji i wiedzy w porównaniu do kontaktu bezpośredniego, co może nastręczać pewne problemy, m.in. związane z nieporozumieniami, złą interpretacją poleceń, niedoinformowaniem, czasem odbioru wiadomości, nieprzekazywaniem istotnych informacji.
Kontrola pracy zdalnej
Niektórzy menedżerowie mają obsesje nad permanentną kontrolą swoich podwładnych i oczekują od pracowników stałej dostępności „pod telefonem”. Rozproszenie terytorialne im tego nie ułatwia. Oczywiście bez zaufania trudno tworzyć wartościowe relacje, aczkolwiek brak przełożonego w zasięgu ręki może przyczyniać się do problemów z samodyscypliną, zaangażowaniem i realizacją prywatnych obowiązków w czasie pracy.
Najważniejsze, że na każde wyzwanie wspomniane w niniejszym artykule jest rozwiązanie, co zresztą będę omawiać w kolejnych materiałach.
Przykładowo brak kontroli nad tym, co w danej chwili robi pracownik, może być zniwelowany przez wdrożenie w firmie narzędzia do monitorowania komputera pracownika PROeye24. Program umożliwia kontrolę pracy zdalnej w czasie rzeczywistym, jak również dostarcza raporty na temat produktywności danego pracownika w określonym przedziale czasowym.
Zapewnienie komfortu i płynności pracy versus potrzeba komunikacji
Każdy kto kreatywnie pracował nad jakimś zadaniem lub tworzył nowe koncepcje, wie, ile kosztuje wytrącenie z procesu myślowego i powrót do tego stanu. Zakłócacze w postaci pilnego telefonu od przełożonego, maila od kolegi z zespołu czy powiadomienia z firmowego komunikatora mogą się do tego przyczynić. Stworzenie odpowiednich warunków pracy i wdrożenie standardów w komunikacji to zadanie, które spoczywa na osobach zarządzających wirtualnymi zespołami.
Motywowanie zdalnych pracowników
Jedną z kluczowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi jest motywowanie pracowników. Zmotywowany zespól jest wydajniejszy, dzięki czasu pomaga w osiąganiu celów i rozwoju przedsiębiorstwa.
Motywowanie zdalnych pracowników ze względu na brak fizycznego kontaktu jest trudniejsze. To kolejne wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się menedżerowie zarządzający wirtualnymi zespołami.
Syndrom niewidzialnego pracownika
Z tym zjawiskiem wiąże się problem niedostrzegania zdalnych pracowników w firmie i pomijania ich w istotnych kwestiach związanych z rozwojem, np. udział w szkoleniu czy możliwości awansu. Może to truizm, ale łatwiej dostrzec osobę, którą widzi się na co dzień jak pracuje aniżeli „nadawcę wiadomości”, który wysyła maila z raportem zrealizowanych zadań.
Ten problem dotyczy przede wszystkim menedżerów zarządzających zespołami stacjonarnymi i wirtualnymi, którzy mimowolnie mogą ulec pokusie dzielenia pracowników na „swoich” i „obcych”.
Budowa zespołu w oparciu o zaufanie i wzajemne wspieranie się
Relacje tworzy się podczas wspólnego spędzania czasu i rozmowy twarzą w twarz. W wirtualnych zespołach utrudniona jest budowa relacji i zaufania, ponieważ członkowie teamu pracują na co dzień w odizolowanych środowiskach, co może prowadzić do demotywacji, wypalenia zawodowego, czy problemów zdrowotnych.
Kształtowanie kultury organizacyjnej
Odpowiednia kultura organizacyjna w miejscu pracy pozwala wyznaczyć konkretne zasady funkcjonowania w firmie i ułatwia realizację poszczególnych zadań. W pracy zdalnej utrudnione jest przekazywanie norm, wartości i wzorów zachowań, co jest ważne zwłaszcza dla nowych pracowników.
Różnice kulturowe, językowe oraz inne strefy czasowe
Różnice kulturowe oraz posługiwanie się „drugim językiem” mogą skutkować nieporozumieniami między pracownikami a tym samym brakiem zaufania.
Praca w innych strefach czasowych nierzadko uniemożliwia komunikację w czasie rzeczywistym i spowalnia proces uzyskania informacji zwrotnej.
Koordynacja różnorodnego zespołu
Zarządzanie wirtualnym zespołem, który jest rozproszony terytorialnie, złożony z odmiennych kulturowo osobowości, komunikujących się w nieswoim języku ojczystym, pracujących w innych strefach czasowych a do tego niemających ze sobą bezpośredniego kontaktu jest nie lada wyzwaniem dla menadżerów, którzy muszą koordynować pracę zespołu i zapewnić terminową realizację zadań.
Jak widać praca zdalna wiąże się z wieloma problemami, którym trzeba sprostać. Wymaga od właścicieli firm odpowiedniego przygotowania, użycia nowoczesnych technologii i narzędzi online wspierających pracę zdalną, wdrożenia odpowiednich standardów i procesów oraz zatrudnienia wykwalifikowanych menedżerów, którzy posiadają niezbędne kompetencje do zarządzania wirtualnym zespołem.
Jeśli uważasz, że niniejszy artykuł jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.
Autor: Maciej Makowski, twórca portalu WlasnyBiznes.pl