Największe wyzwania w zarządzaniu zdalnymi pracownikami

wyzwania w zarządzaniu pracownikami zdalnymi

Menedżerowie zarządzający wirtualnymi pracownikami muszą stawić czoła wyzwaniom zgoła odmiennym od tradycyjnego modelu kierowania zespołem. Owa nowa jakość zarządzania wynika z rozproszenia terytorialnego pracowników, których nie łączy bezpośredni kontakt. Ponadto dzielić może ich nie tylko przestrzeń, ale również strefa czasowa, co dodatkowo komplikuje koordynację prac.

Wśród największych problemów w zarządzaniu zdalnym zespołem można wyróżnić: komunikację, koordynację prac, kontrolę "niewidzialnych" pracowników, budowę zespołu w oparciu o zaufanie i wzajemne wspieranie się, motywowanie zdalnych pracowników, kształtowanie kultury organizacyjnej, różnice kulturowe i językowe oraz inne strefy czasowe.

Komunikacja z przełożonym oraz pozostałymi członkami wirtualnego zespołu

Praca w biurze i możliwość natychmiastowego kontaktu nigdy nie zostanie odzwierciedlona w pracy zdalnej, mimo zastosowania najnowszej technologii.

Zdalna komunikacja zawsze będzie miała pewne ograniczenia w przekazywaniu informacji i wiedzy w porównaniu do kontaktu bezpośredniego, co może nastręczać pewne problemy, m.in. związane z nieporozumieniami, złą interpretacją poleceń, niedoinformowaniem, czasem odbioru wiadomości, nieprzekazywaniem istotnych informacji.

Kontrola pracy zdalnej

Niektórzy menedżerowie mają obsesje nad permanentną kontrolą swoich podwładnych i oczekują od pracowników stałej dostępności „pod telefonem”. Rozproszenie terytorialne im tego nie ułatwia. Oczywiście bez zaufania trudno tworzyć wartościowe relacje, aczkolwiek brak przełożonego w zasięgu ręki może przyczyniać się do problemów z samodyscypliną, zaangażowaniem i realizacją prywatnych obowiązków w czasie pracy.

Najważniejsze, że na każde wyzwanie wspomniane w niniejszym artykule jest rozwiązanie, co zresztą będę omawiać w kolejnych materiałach.

Przykładowo brak kontroli nad tym, co w danej chwili robi pracownik, może być zniwelowany przez wdrożenie w firmie narzędzia do monitorowania komputera pracownika PROeye24. Program umożliwia kontrolę pracy zdalnej w czasie rzeczywistym, jak również dostarcza raporty na temat produktywności danego pracownika w określonym przedziale czasowym.

PROeye24 monitorowanie komputera pracownika

Zapewnienie komfortu i płynności pracy versus potrzeba komunikacji

Każdy kto kreatywnie pracował nad jakimś zadaniem lub tworzył nowe koncepcje, wie, ile kosztuje wytrącenie z procesu myślowego i powrót do tego stanu. Zakłócacze w postaci pilnego telefonu od przełożonego, maila od kolegi z zespołu czy powiadomienia z firmowego komunikatora mogą się do tego przyczynić. Stworzenie odpowiednich warunków pracy i wdrożenie standardów w komunikacji to zadanie, które spoczywa na osobach zarządzających wirtualnymi zespołami.

Motywowanie zdalnych pracowników

Jedną z kluczowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi jest motywowanie pracowników. Zmotywowany zespól jest wydajniejszy, dzięki czasu pomaga w osiąganiu celów i rozwoju przedsiębiorstwa.

Motywowanie zdalnych pracowników ze względu na brak fizycznego kontaktu jest trudniejsze. To kolejne wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się menedżerowie zarządzający wirtualnymi zespołami.

Syndrom niewidzialnego pracownika

Z tym zjawiskiem wiąże się problem niedostrzegania zdalnych pracowników w firmie i pomijania ich w istotnych kwestiach związanych z rozwojem, np. udział w szkoleniu czy możliwości awansu. Może to truizm, ale łatwiej dostrzec osobę, którą widzi się na co dzień jak pracuje aniżeli „nadawcę wiadomości”, który wysyła maila z raportem zrealizowanych zadań.

Ten problem dotyczy przede wszystkim menedżerów zarządzających zespołami stacjonarnymi i wirtualnymi, którzy mimowolnie mogą ulec pokusie dzielenia pracowników na „swoich” i „obcych”.

Budowa zespołu w oparciu o zaufanie i wzajemne wspieranie się

Relacje tworzy się podczas wspólnego spędzania czasu i rozmowy twarzą w twarz. W wirtualnych zespołach utrudniona jest budowa relacji i zaufania, ponieważ członkowie teamu pracują na co dzień w odizolowanych środowiskach, co może prowadzić do demotywacji, wypalenia zawodowego, czy problemów zdrowotnych.

Kształtowanie kultury organizacyjnej

Odpowiednia kultura organizacyjna w miejscu pracy pozwala wyznaczyć konkretne zasady funkcjonowania w firmie i ułatwia realizację poszczególnych zadań. W pracy zdalnej utrudnione jest przekazywanie norm, wartości i wzorów zachowań, co jest ważne zwłaszcza dla nowych pracowników.

Różnice kulturowe, językowe oraz inne strefy czasowe

Różnice kulturowe oraz posługiwanie się „drugim językiem” mogą skutkować nieporozumieniami między pracownikami a tym samym brakiem zaufania.

Praca w innych strefach czasowych nierzadko uniemożliwia komunikację w czasie rzeczywistym i spowalnia proces uzyskania informacji zwrotnej.

Koordynacja różnorodnego zespołu

Zarządzanie wirtualnym zespołem, który jest rozproszony terytorialnie, złożony z odmiennych kulturowo osobowości, komunikujących się w nieswoim języku ojczystym, pracujących w innych strefach czasowych a do tego niemających ze sobą bezpośredniego kontaktu jest nie lada wyzwaniem dla menadżerów, którzy muszą koordynować pracę zespołu i zapewnić terminową realizację zadań.

Jak widać praca zdalna wiąże się z wieloma problemami, którym trzeba sprostać. Wymaga od właścicieli firm odpowiedniego przygotowania, użycia nowoczesnych technologii i narzędzi online wspierających pracę zdalną, wdrożenia odpowiednich standardów i procesów oraz zatrudnienia wykwalifikowanych menedżerów, którzy posiadają niezbędne kompetencje do zarządzania wirtualnym zespołem.

 

Jeśli uważasz, że niniejszy artykuł jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.

Autor: Maciej Makowski, twórca portalu WlasnyBiznes.pl

Artykuły o pracy zdalnej, które mogą Cię zainteresować:

Więcej
  • Zalety i wady pracy zdalnej dla pracodawcy

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Wśród pracowników można spotkać wielu zwolenników pracy zdalnej, jak i zagorzałych krytyków, którym ten model współpracy nie pasuje z różnych względów. Podzielona opinia nie dotyczy tylko pracowników, również wśród pracodawców można zaobserwować zróżnicowane postawy.   Dla jednych pracodawców praca zdalna to szansa i możliwości, a dla innych brak pełnej kontroli i niewidzenie pracownika na co dzień w biurze jest mentalnie nie do przeskoczenia. Być może narzędzie PROeye24 przekona tych drugich i zarazem uświadomi im, że za pomocą programu można zdalnie monitorować komputer pracownika i kontrolować jego produktywność.  Przy czym należy podkreślić, że program PROeye24 to nie jest narzędzie służące wyłącznie do kontroli pracy zdalnej i zwiększania efektywności pracy zespołu! Narzędzie do monitoringu komputera pracownika pozwala również wypracować pozytywne nawyki wśród zdalnych pracowników a zarazem wyeliminować niepożądane działania w firmie (niebezpieczne i nieefektywne), a co za tym idzie, wskazuje kogo warto nagradzać poprzez premie i awanse.

  • Co to jest praca zdalna?

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Wokół pracy zdalnej narosło wiele mitów i wyobrażeń. Jedni kojarzą ją z telepracą, niektórzy z chałupnictwem a jeszcze inni z pracą mobilną realizowaną w samochodzie. Zapewne istnieje wiele definicji, lecz kilka istotnych kryteriów musi być spełnionych, aby można było mówić o pracy zdalnej. Na czym polega praca zdalna?  Praca zdalna jest formą organizacji pracy intelektualnej, której realizacja jest możliwa dzięki telefonii, internetowi oraz permanentnie rozwijającej się technologii. Początkowa forma pracy zdalnej utożsamiana była wyłącznie z telepracą, lecz jej obecny kształt zmienił się na przestrzeni lat. 

  • Praca zdalna w organizacji. Wyzwania i rozwiązania dla firm

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Nie ulega wątpliwości, że rok 2020 stał się momentem przełomowym w popularyzacji pracy zdalnej za sprawą pandemii koronawirusa, która zmusiła organizacje do transformacji współczesnego środowiska pracy biurowej. Tylko nieliczne firmy były przygotowane na taki scenariusz, zdecydowana większość musiała przejść przez szybki proces adaptacji do nowych warunków pracy.  Dla niektórych firm zmiana modelu pracy była przykrym obowiązkiem, zaś dla innych organizacji szansą na szybszy rozwój. W odpowiedzi na zaistniałe okoliczności na rynku, na portalu WlasnyBiznes.pl została utworzona nowa kategoria „PRACA ZDALNA”, która ma pomóc przedsiębiorcom wdrożyć model pracy zdalnej w swoich organizacjach. Temat bardzo obszerny i wielowątkowy wymagający zmian w wielu obszarach.

  • Czynniki wpływające na satysfakcję z pracy zdalnej i jej rozwój

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Nie w każdym kraju, firmie czy dziale można wdrożyć pracę zdalną. Nie wszystkie obowiązki służbowe można wykonywać w domu, o czym wspominałem w artykule Co to jest praca zdalna? Istnieją pewne czynniki od których zależy rozwój tej formy organizacji pracy. Transparentna współpraca. Mierzalne zadania i cele Pracodawcy zanim zdecydują się na wdrożenie pracy zdalnej w swojej firmie powinni zastanowić się, czy jej efekty są łatwo mierzalne. To ważne nie tylko z punktu widzenia kontroli i rozliczania pracowników. Otóż, wymierność wyników pracy zatrudnionych może mieć wpływ na ich poziom satysfakcji z wykonywanej pracy. Przyczyn upatrywałbym w potrzebie docenienia i bezpieczeństwa. Zaangażowani pracownicy chcą wiedzieć, czy dobrze wykonują pracę, czy realizują swoje obowiązki, czy przełożony oraz pracodawca jest zadowolony.

  • Hybrydowy model pracy. Wyzwania stojące przed firmami

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Wiele przedsiębiorstw zakłada, że hybrydowy model pracy łączy najkorzystniejsze aspekty pracy z biura i z domu, postrzegając jednocześnie zmianę trybu pracy jako zadanie wymagające niewielkiej dawki zaangażowania i przygotowania. To jednak tylko pozory. Budowanie poczucia przynależności pracowników do zespołów, dostosowanie powierzchni biurowej do nowego stylu pracy czy interpretacja istniejących przepisów prawa w kontekście pracy zdalnej – to tylko niektóre z wyzwań, przed którymi stoją „hybrydowe przedsiębiorstwa” i które wskazali ankietowani w raporcie firmy Colliers „Hybrid and Beyond”. Nie oznacza to jednak, że firmy powinny zrezygnować z tego modelu, a raczej solidnie przygotować się na zmianę i jej konsekwencje.

  • Najczęściej odwiedzane (nieproduktywne) strony internetowe w czasie pracy

    • Praca zdalna, praca w biurze i coworking

    Znasz przysłowia: gdy kota nie ma, myszy harcują albo Pańskie oko konia tuczy…? Pytanie, czy dotyczą Twojej sytuacji w firmie? Jeśli prowadzisz biznes i zatrudniasz pracowników to być może zakładasz, że Ciebie ta sytuacja nie dotyczy, ale kolegi biznesmena już owszem. 😉 Czy oby na pewno wiesz, co Twoi pracownicy robią na firmowych komputerach? To, że siedzą przy biurkach, ruszają myszką i klikają coś na klawiaturze nie oznacza, że wysyłają maila do klienta. Może właśnie zdobywają kolejny poziom w ulubionej grze albo próbują zastrzelić wroga… Powyższa sytuacja oznacza pusty przebieg dla Twojej firmy jak w kawale na budowie, gdzie pracownik jeździ z pustymi taczkami tam i z powrotem. Kierownik w końcu go pyta: dlaczego jeździsz z pustymi taczkami? - Bo szefie jest taki zapier***, że nie ma czasu nawet załadować! A jak jest naprawdę w Twojej firmie? Dopóty się nie dowiesz, dopóki nie sprawdzisz. Poniżej przedstawiamy listę najpopularniejszych (nieproduktywnych) stron internetowych, które są odwiedzane przez pracowników w czasie pracy.

Zamów bezpłatny terminal płatniczy lub porównaj swoje dotychczasowe prowizje. SPRAWDŹ OFERTĘ »