W tym artykule wyjaśniam krok po kroku formalne aspekty rejestracji firmy, czyli jak zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG.
Natomiast kwestie, które powinieneś przeanalizować przed rejestracją działalności gospodarczej, poruszam w poradniku jak założyć firmę? Omawiam w nim m.in.: formy prawne i rodzaje opodatkowania, zalety niebycia VAT’owcem, kody PKD oraz wskazuje optymalny termin rozpoczęcia działalności gospodarczej, aby zyskać dodatkowy miesiąc ulgi na start i preferencyjne składki ZUS.
Rejestracja jednoosobowej (indywidualnej) działalności gospodarczej
Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga wpisu do CEIDG - Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, który uzyskuje się na podstawie formularza CEIDG-1 (wniosek o wpis do CEIDG).
Zasada "jednego okienka"
Aby nie biegać od jednego urzędu do drugiego, wprowadzono zasadę „jednego okienka”, która ma na celu uproszczenie procedur ewidencjonowania działalności gospodarczej i rejestracji podmiotów. Dzięki czemu niezbędne formalności można załatwić w jednym miejscu.
Tym samym, w myśl zasady "jednego okienka", formularz CEIDG-1 oprócz wniosku o wpis do CEIDG, stanowi także:
- wniosek do GUS (REGON)
- zgłoszenie do urzędu skarbowego (NIP)
- oświadczenie o wyborze formy opodatkowania dochodu (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa)
- zgłoszenie do ZUS jako płatnik składek i ubezpieczony
- zgłoszenie do KRUS (jeśli dotyczy)
Jeżeli dodatkowo:
- zamierzasz zatrudnić pracowników to w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy zobowiązany jest zgłosić pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS) oraz zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy (PIP) i wojewódzką lub powiatową stację sanitarno- epidemiologicznej (sanepid),
- chcesz być płatnikiem podatku VAT (rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego VAT) to musisz złożyć VAT-R przed dniem uzyskania pierwszych przychodów.
Jak wypełnić formularz CEIDG-1 (wniosek o wpis do CEIDG)?
Wniosek o wpis do CEIDG składa się z 30 rubryk a każda rubryka zawiera kilka pól do wypełnienia. Liczba nie powinna Cię przestraszyć, ponieważ tylko niektóre pola są obowiązkowe, zaś pozostałe rubryki należy wypełnić tylko wtedy, gdy Cię dotyczą. Pola obowiązkowe oznaczone są symbolem gwiazdki (*).
01. Rodzaj wniosku
Aby zarejestrować nową firmę zaznaczasz pole "1 - wniosek o wpis do CEIDG przedsiębiorcy”. W rubryce 01 jest aż 5 pól, ponieważ za pomocą formularza CEIDG-1 można również dokonać zmiany danych we wpisie oraz zawiesić, wznowić lub wykreślić działalność gospodarczą.
02. Miejsce i data złożenia wniosku
Tę rubrykę wypełnia właściwy urząd, który procesuje Twój wniosek.
03. Dane wnioskodawcy
W tej sekcji wpisujesz swoje dane ewidencyjne, tj.: płeć, dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport), serię i numer dokumentu tożsamości, PESEL, NIP, REGON, nazwisko, imię pierwsze, imię ojca, imię matki, miejsce urodzenia, datę urodzenia, posiadane obywatelstwa.
Ponadto w formie tzw. ptaszka (odznaczenie checkbox'a) składasz stosowne oświadczenia, m.in. że nie masz zakazu prowadzenia działalności oraz posiadasz tytuł prawny do nieruchomości, które zgłaszasz do rejestru, np. umowę najmu, dzierżawy czy prawo własności.
04. Adres zamieszkania wnioskodawcy
W rubryce 04 podajesz swoje faktyczne miejsce zamieszkania (nie zameldowania), które powinno być aktualne i zgodne ze stanem rzeczywistym. W ciagu 7 dni należy zaktualizować dane w przypadku zmiany adresu.
Adres podany w tej części nie będzie udostępniony do wiadomości publicznej, tym samym nie będzie widoczny w CEIDG.
05. Adres skrzynki ePUAP
Skrzynka ePUAP to nie jest skrzynka mailowa i nie należy w tym polu podawać adresu mailowego!
Jeżeli chcesz to skrzynkę ePUAP możesz założyć na stronie https://epuap.gov.pl/wps/portal i otrzymywać na nią korespondencję od urzędów ze skutkiem doręczenia.
06. Firma przedsiębiorcy (nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy)
W rubryce 06 wpisujesz nazwę firmy, którą chcesz się posługiwać w obrocie gospodarczym. Nazwa firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko (w mianowniku).
Ponadto podajesz:
- przewidywaną liczbę pracujących, do których zaliczasz się Ty, członkowie Twojej rodziny zgłoszeni do ubezpieczenia przez Ciebie jako osoby współpracujące oraz pracownicy zatrudnieni przez Ciebie na umowę o pracę.
- rodzaje działalności gospodarczej za pomocą kodów PKD, które objaśniam w poradniku jak założyć firmę, w części PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności.
07. Nazwa skrócona
Nazwa skrócona może mieć maksymalnie 31 znaków. Pod tą nazwą Twoja firma będzie widoczna w ZUS.
Jeżeli oficjalna nazwa mieści się w limicie 31 znaków to najlepiej wpisać ją jeszcze raz lub podać tylko swoje imię i nazwisko, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.
08. Data rozpoczęcia działalności
W tym polu należy podać pierwszy dzień rozpoczęcia działalności, który nie musi być pierwszym dniem miesiąca a nawet nie powinien!
Dlaczego? Wyjaśniam to w poradniku jak założyć firmę, w części Kiedy rozpocząć działalność gospodarczą? Koniecznie zapoznaj się z tym materiałem!
09. Dane do kontaktu
Nie masz obowiązku podawania danych kontaktowych, tj. telefonu, maila, fax'u oraz adresu strony www. Możesz podać tylko niektóre z nich, np. adres e-mail. To od Ciebie zależy jaką formę kontaktu preferujesz.
Jeżeli chcesz, aby dane służyły wyłącznie do kontaktu z urzędami i nie wyrażasz zgody na ich upublicznienie w rejestrze CEIDG, to wpisz je w odpowiednie pola i zaznacz “Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG”.
10. Adresy związane z działalnością gospodarczą
W tej sekcji podajesz adres do doręczeń oraz stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej odznacz na wniosku odpowiedni checkbox w polu 10.2. Wówczas do celów podatkowych przyjęty zostanie Twój adres zamieszkania podany w rubryce 04.
Pamiętaj, że adresy podane w rubryce 10 będą widoczne w bazie CEIDG, dlatego zastanów się jaki adres wpisać, o czym wspominam w poradniku jak założyć firmę, w części Jaki adres firmy podać w rejestrze?
11. Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej
W rubryce 11 podajesz wszystkie pozostałe adresy prowadzenia działalności, do których posiadasz tytuł prawny. Przykładowo, jeżeli prowadzisz sprzedaż stacjonarną w innym miejscu aniżeli siedziba firmy, to w tej rubryce wpisujesz adres sklepu.
Aby wypełnić tę rubrykę musisz w polu 10.2 zaznaczyć opcję „Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej”.
Oprócz adresu dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej podajesz przewidywaną liczbę osób pracujących pod tym adresem oraz rodzaje działalności wykonywane w tej lokalizacji (PKD).
Pola 11.1, 11.2, 11.5, 11.6 raczej nie będą Cie dotyczyć, chyba, że prowadzisz jednostkę lokalną zgłoszoną w GUS lub zakład leczniczy w Urzędzie Wojewódzkim.
12. Obowiązkowe ubezpieczenie
W tym miejscu określasz, gdzie będziesz ubezpieczony jako przedsiębiorca. Masz do wyboru: ZUS, KRUS lub za granicą.
Jeżeli wybierzesz ZUS to dodatkowo wypełniasz pole 12.1, w którym wpisujesz pierwszy dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej (datę z pola 08) oraz zaznaczasz checkbox'a (pole 12.2) przy odpowiednim dokumencie, który dołączasz do wniosku o wpis do CEIDG.
W przypadku skorzystania z ulgi na start lub gdy dodatkowo pracujesz na etacie i zarabiasz przynajmniej pensję minimalną, dołączysz formularz ZUS ZZA, który dotyczy zgłoszenia tylko do składki zdrowotnej.
13. KRUS
Aby skorzystać z ubezpieczenia KRUS (Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego) należy spełnić wiele warunków, które ustalisz w swojej jednostce organizacyjnej KRUS.
14-16. Informacja o zawieszeniu, wznowieniu, zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej
Rubryki 14-16 nie dotyczą rejestracji nowej firmy.
17. Informacja dotycząca naczelnika urzędu skarbowego
W tym polu wpisujesz urząd skarbowy, w którym będziesz się rozliczał. Urząd skarbowy przydzielony jest według miejsca zamieszkania.
18-19. Forma opodatkowania
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają do wyboru cztery formy opodatkowania: zasady ogólne - skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt i kartę podatkową.
Wybór formy opodatkowania to jedna z ważniejszych decyzji, którą musisz podjąć podczas rejestracji firmy. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w poradniku jak założyć firmę, w części Podstawowe formy ewidencji podatkowej.
Jeżeli wybierzesz kartę podatkową to pamiętaj o dołączeniu formularza PIT-16 do wniosku CEIDG-1.
20-21. Dokumentacja rachunkowa
Jeśli zdecydowałeś się na współpracę z biurem rachunkowym, to w tej rubryce wpisujesz nazwę i NIP firmy księgowej, która prowadzi Twoją dokumentację rachunkową oraz adres, pod którym będziesz przechowywał dokumenty księgowe.
W poradniku jak założyć firmę, w części Gdzie przechowywać faktury? wyjaśniam, dlaczego warto podać adres biura rachunkowego jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej.
22-24. Zakład pracy chronionej / Spółka cywilna
Rubryki 22-24 dotyczą prowadzenia działalności w formie zakładu pracy chronionej oraz spółki cywilnej. Jeśli te formy nie dotyczą Twojej działalności, to zostawiasz puste pola.
25. Informacja o małżeńskiej wspólności majątkowej
W tej części zaznaczasz odpowiedni checkbox zgodnie z prawdą, ale możesz też całkowicie zrezygnować z odpowiadania na pytanie dot. małżeńskiej wspólnoty majątkowej. Wówczas w CEIDG przy tej rubryce pojawi się myślnik "-".
26. Informacje o rachunkach bankowych / rachunkach w SKOK
W rubryce 26 podajesz dane rachunków bankowych związanych z prowadzeniem firmy, aczkolwiek nie ma w Polsce przepisu zobowiązującego przedsiębiorcę do posiadania konta bankowego, o czym wspominam w poradniku jak założyć firmę, w części Czy kasa fiskalna, firmowy rachunek bankowy i pieczątka są obowiązkowe?
27. Informacja o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych
Pole 27 wypełniasz tylko wtedy, gdy posiadasz numery identyfikacyjne, które zostały Ci nadane w innych krajach.
28. Pełnomocnictwo
Jeżeli udzielasz pełnomocnictwa do prowadzenia spraw związanych z działalnością gospodarczą, to w rubryce 28 wpisujesz dane swoich pełnomocników, które będą opublikowane w CEIDG.
29. Załączone dokumenty
W przypadku dołączenia dodatkowych dokumentów zaznaczasz w rubryce 29 odpowiednie pola. Przykładowo, CEIDG-RD dotyczy zakresu wykonywanej działalności gospodarczej. Na wniosku CEIDG-1 możesz wpisać w rubryce 06 tylko 9 symboli, zaś dodatkowe kody PKD uzupełnisz w formularzu CEIDG-RD.
30. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w CEIDG
W ostatniej rubryce uzupełniasz miejscowość i datę złożenia wniosku oraz składasz odpowiedni podpis (własnoręczny, poświadczony notarialnie lub elektroniczny) w zależności od formy złożenia wniosku.
Gdzie zarejestrować firmę?
Wniosek o założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (formularz CEIDG-1) możesz złożyć:
- Stacjonarnie we właściwym urzędzie gminy (osobiście lub korespondencyjnie). Należy ręcznie wypełnić wniosek o wpis do CEIDG, który możesz pobrać w wersji PDF: formularz CEIDG-1
- Online za pośrednictwem bankowości internetowej wybranych banków, m.in.: ING Bank Śląski, mBank, PKO BP, Santander Bank Polska.
- Online na stronie biznes.gov.pl / prod.ceidg.gov.pl przy użyciu darmowego Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest płatny.
Pamiętaj, że tylko wniosek podpisany elektronicznie (profilem zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym) lub własnoręcznie podpisany w urzędzie gminy jest uznawany za złożony. Wniosek do urzędu gminy możesz wysłać także pocztą, lecz wtedy Twój podpis musi być potwierdzony notarialnie.
Jeśli uważasz, że niniejszy artykuł jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.
Autor: Maciej Makowski, twórca portalu WlasnyBiznes.pl
