Praca zdalna, praca w biurze i coworking

Nie ulega wątpliwości, że rok 2020 stał się momentem przełomowym w popularyzacji pracy zdalnej za sprawą pandemii koronawirusa, która zmusiła organizacje do transformacji współczesnego środowiska pracy biurowej.

Tylko nieliczne firmy były przygotowane na taki scenariusz, zdecydowana większość musiała przejść przez szybki proces adaptacji do nowych warunków pracy. 

Dla niektórych firm zmiana modelu pracy była przykrym obowiązkiem, zaś dla innych organizacji szansą na szybszy rozwój.

W odpowiedzi na zaistniałe okoliczności na rynku, na portalu WlasnyBiznes.pl została utworzona nowa kategoria „PRACA ZDALNA”, która ma pomóc przedsiębiorcom wdrożyć model pracy zdalnej w swoich organizacjach. Temat bardzo obszerny i wielowątkowy wymagający zmian w wielu obszarach.

Wokół pracy zdalnej narosło wiele mitów i wyobrażeń. Jedni kojarzą ją z telepracą, niektórzy z chałupnictwem a jeszcze inni z pracą mobilną realizowaną w samochodzie. Zapewne istnieje wiele definicji, lecz kilka istotnych kryteriów musi być spełnionych, aby można było mówić o pracy zdalnej.

Na czym polega praca zdalna? 

Praca zdalna jest formą organizacji pracy intelektualnej, której realizacja jest możliwa dzięki telefonii, internetowi oraz permanentnie rozwijającej się technologii. Początkowa forma pracy zdalnej utożsamiana była wyłącznie z telepracą, lecz jej obecny kształt zmienił się na przestrzeni lat. 

Wśród pracowników można spotkać wielu zwolenników pracy zdalnej, jak i zagorzałych krytyków, którym ten model współpracy nie pasuje z różnych względów. Podzielona opinia nie dotyczy tylko pracowników, również wśród pracodawców można zaobserwować zróżnicowane postawy.  

Dla jednych pracodawców praca zdalna to szansa i możliwości, a dla innych brak pełnej kontroli i niewidzenie pracownika na co dzień w biurze jest mentalnie nie do przeskoczenia. Być może narzędzie PROeye24 przekona tych drugich i zarazem uświadomi im, że za pomocą programu można zdalnie monitorować komputer pracownika i kontrolować jego produktywność. 

Przy czym należy podkreślić, że program PROeye24 to nie jest narzędzie służące wyłącznie do kontroli pracy zdalnej i zwiększania efektywności pracy zespołu! Narzędzie do monitoringu komputera pracownika pozwala również wypracować pozytywne nawyki wśród zdalnych pracowników a zarazem wyeliminować niepożądane działania w firmie (niebezpieczne i nieefektywne), a co za tym idzie, wskazuje kogo warto nagradzać poprzez premie i awanse.

Nie w każdym kraju, firmie czy dziale można wdrożyć pracę zdalną. Nie wszystkie obowiązki służbowe można wykonywać w domu, o czym wspominałem w artykule Co to jest praca zdalna? Istnieją pewne czynniki od których zależy rozwój tej formy organizacji pracy.

Transparentna współpraca. Mierzalne zadania i cele

Pracodawcy zanim zdecydują się na wdrożenie pracy zdalnej w swojej firmie powinni zastanowić się, czy jej efekty są łatwo mierzalne. To ważne nie tylko z punktu widzenia kontroli i rozliczania pracowników. Otóż, wymierność wyników pracy zatrudnionych może mieć wpływ na ich poziom satysfakcji z wykonywanej pracy. Przyczyn upatrywałbym w potrzebie docenienia i bezpieczeństwa.

Zaangażowani pracownicy chcą wiedzieć, czy dobrze wykonują pracę, czy realizują swoje obowiązki, czy przełożony oraz pracodawca jest zadowolony.

Wiele przedsiębiorstw zakłada, że hybrydowy model pracy łączy najkorzystniejsze aspekty pracy z biura i z domu, postrzegając jednocześnie zmianę trybu pracy jako zadanie wymagające niewielkiej dawki zaangażowania i przygotowania. To jednak tylko pozory.

Budowanie poczucia przynależności pracowników do zespołów, dostosowanie powierzchni biurowej do nowego stylu pracy czy interpretacja istniejących przepisów prawa w kontekście pracy zdalnej – to tylko niektóre z wyzwań, przed którymi stoją „hybrydowe przedsiębiorstwa” i które wskazali ankietowani w raporcie firmy Colliers „Hybrid and Beyond”.

Nie oznacza to jednak, że firmy powinny zrezygnować z tego modelu, a raczej solidnie przygotować się na zmianę i jej konsekwencje.

Menedżerowie zarządzający wirtualnymi pracownikami muszą stawić czoła wyzwaniom zgoła odmiennym od tradycyjnego modelu kierowania zespołem. Owa nowa jakość zarządzania wynika z rozproszenia terytorialnego pracowników, których nie łączy bezpośredni kontakt. Ponadto dzielić może ich nie tylko przestrzeń, ale również strefa czasowa, co dodatkowo komplikuje koordynację prac.

Wśród największych problemów w zarządzaniu zdalnym zespołem można wyróżnić: komunikację, koordynację prac, kontrolę "niewidzialnych" pracowników, budowę zespołu w oparciu o zaufanie i wzajemne wspieranie się, motywowanie zdalnych pracowników, kształtowanie kultury organizacyjnej, różnice kulturowe i językowe oraz inne strefy czasowe.

Znasz przysłowia: gdy kota nie ma, myszy harcują albo Pańskie oko konia tuczy…? Pytanie, czy dotyczą Twojej sytuacji w firmie? Jeśli prowadzisz biznes i zatrudniasz pracowników to być może zakładasz, że Ciebie ta sytuacja nie dotyczy, ale kolegi biznesmena już owszem. 😉

Czy oby na pewno wiesz, co Twoi pracownicy robią na firmowych komputerach? To, że siedzą przy biurkach, ruszają myszką i klikają coś na klawiaturze nie oznacza, że wysyłają maila do klienta. Może właśnie zdobywają kolejny poziom w ulubionej grze albo próbują zastrzelić wroga…

Powyższa sytuacja oznacza pusty przebieg dla Twojej firmy jak w kawale na budowie, gdzie pracownik jeździ z pustymi taczkami tam i z powrotem. Kierownik w końcu go pyta: dlaczego jeździsz z pustymi taczkami? - Bo szefie jest taki zapier***, że nie ma czasu nawet załadować!

A jak jest naprawdę w Twojej firmie? Dopóty się nie dowiesz, dopóki nie sprawdzisz. Poniżej przedstawiamy listę najpopularniejszych (nieproduktywnych) stron internetowych, które są odwiedzane przez pracowników w czasie pracy.