Obowiązkowy terminal płatniczy. Od kiedy i dla kogo?

obowiązkowy terminal płatniczy

Wprowadzenie „obowiązku” posiadania terminala płatniczego wzbudza niemałe emocje i przyczynia się do burzliwych dyskusji w mediach społecznościowych. W komentarzach można spotkać się z obrońcami walczącymi o demokrację i prawa wolności, wygłaszającymi hasła „tylko gotówka”.

A jak to jest naprawdę, czy każda firma w Polsce musi posiadać terminal płatniczy? Otóż, nie!

Najpierw należy zweryfikować obowiązek posiadania kasa fiskalnej ze swoim księgowym. Jeżeli firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących to dopiero wtedy musi zadecydować, w jaki sposób spełni obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych, co nie jest jednoznaczne z wymogiem posiadania nowego terminala płatniczego.

Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego

Zerknijmy do dokumentów prawnych, mianowicie do Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców a konkretnie do artykułu 19a, który to ten obowiązek reguluje.

art. 19a, ust. 1. Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2360).

Naturalne pytanie, które się nasuwa to: czym jest wspomniany instrument płatniczy? Zamiast pytać przypadkowych ludzi lepiej sprawdzić w ustawie, o której mowa.

Otóż, w Ustawie z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych jest napisane, że instrument płatniczy to zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego.

Nigdzie nie jest napisane, że instrument płatniczy to wyłącznie terminal płatniczy, zatem moim zdaniem instrumentem płatniczym może być nie tylko terminal, ale również BLIK czy przelew.

Posiadasz kasę fiskalną? Musisz udostępnić klientom płatności bezgotówkowe

Wracając do Prawa przedsiębiorców i artykułu 19a, ponieważ powyżej omówiłem wyłącznie ustęp 1.

art. 19a, ust. 2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.3).

Innymi słowy, to oznacza, że obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych dotyczy tych podatników, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, czyli te firmy, które posiadają kasy fiskalne.

Przypomnę, że udostępnianie płatności bezgotówkowych weszło w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku i odbywa się za pomocą instrumentu płatniczego, czyli terminala, przelewu czy BLIKa.

Synchronizacja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym

Jeżeli masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej w firmie, który wynika z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz używasz terminala płatniczego to musisz te urządzenia zintegrować do końca 2024 roku, o czym mowa w art. 19a, ust. 3.

art. 19a, ust. 3. Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.

Obowiązek synchronizacji kasy z terminalem płatniczym (jeżeli firma go posiada) wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku.

Niedopilnowanie powyższych obowiązków przez przedsiębiorców będzie wiązać się niestety z sankcjami.

Czy opłaca się posiadać terminal płatniczy w firmie?

Abstrahując od ustaw i wracając do dyskusji prowadzonych w mediach społecznościowych dot. narzucenia obowiązku posiadania terminala płatniczego w firmie. Po pierwsze, nie jest to prawdą, a po drugie pozostawmy wybór zarówno przedsiębiorcom, jak i klientom.

Jeżeli przedsiębiorca chce terminal to proszę bardzo, jeżeli nie, to nie powinien być do niczego zmuszany, chyba, że klienci na nim niejako "wymuszą", bo będą chcieli płacić kartą.

Podobnie w drugą stronę. Dajmy wybór klientowi. Jeżeli chce płacić gotówką to niech przedsiębiorca przyjmuje banknoty i bilon, natomiast jeśli chce płacić kartą to przyjmujmy transakcje za pomocą terminali płatniczych.

Ponadto, z moich doświadczeń i obserwacji wynika, że klienci płacący kartą robią większe zakupy, zaś większe zakupy to wyższy zysk dla firmy, więc pytanie o zasadność terminala w punktach detalicznych jest jak dla mnie pytaniem retorycznym.

Pamiętaj, aby powyższe regulacje skonsultować np. z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem. Informacje zamieszczone w tym wpisie nie stanowią interpretacji prawnej, porady ani opinii podatkowej czy też prawnej.

oferta na nowy terminal płatniczy porównanie stawek

Jeśli uważasz, że niniejszy artykuł jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.

Autor: Maciej Makowskiekspert ds. terminali płatniczych

Artykuły o terminalach płatniczych, które mogą Cię zainteresować:

Więcej
  • Gdzie Polacy chcą płacić bezgotówkowo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Polacy coraz częściej korzystają z płatności bezgotówkowych, ale wciąż są miejsca, gdzie konsumenci nie mają możliwości wyboru metody płatności. Według najnowszych wyników badania Maison & Partners dla Fundacji Polska Bezgotówkowa, respondentom najbardziej brakuje możliwości płacenia kartą lub telefonem na pobliskich bazarkach (46%). Jako punkty, gdzie nie można zapłacić bezgotówkowo respondenci wskazują także na usługi krawieckie (30%), usługi szewskie (28%), kościół (28%) oraz warsztaty samochodowe (26%). Wiele osób ma również poczucie, że często nie mają możliwości dokonania płatności na stoiskach podczas imprez plenerowych (39%) oraz podczas akcji organizowanych przez organizacje charytatywne (31%). 

  • Jaką umowę na terminal płatniczy warto podpisać? 

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Jeśli zainteresował Cię ten artykuł to oznacza, że potrzebujesz terminal płatniczy do firmy. Prawdopodobnie jesteś na etapie rozmów z poszczególnymi operatorami płatności bezgotówkowych i analizujesz stawki prowizyjne, czego zwieńczeniem będzie podpisanie umowy współpracy.  Pamiętaj, że podczas wyboru dostawcy terminali płatniczych znaczenie mają nie tylko warunki handlowe i serwis, ale również okres trwania umowy, czas wypowiedzenia i ewentualne kary finansowe za wcześniejsze rozwiązanie umowy.

  • Terminal płatniczy i „ukryte” koszty, na które należy zwrócić uwagę

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Na rynku terminali płatniczych jest wielu operatorów, którzy oferują indywidualne warunki handlowe, zaś ich przedstawiciele handlowi mogą stosować różne sztuczki i techniki, aby zaprezentować swoją ofertę w jak najlepszym świetle, zaś niewygodne kwestie przemilczeć.   Zdaję sobie sprawę, że dla osoby spoza branży porównanie poszczególnych ofert to nie lada wyzwanie, ale pomogę Ci w tym i wskażę obszary, na które należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić kosztownych błędów.  Uważaj przede wszystkim na... ⛔️ Czas na jaki jest podpisywana umowa. Stara zasada: nie wiesz co będzie za rok, zwłaszcza w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, więc nie podpisuj długoterminowych kontraktów, bo zapłacisz kary finansowe za wcześniejsze zerwanie umowy ⛔️ jeśli będziesz potrzebował nagle zakończyć współpracę. 

  • Nie przepłacaj za terminal płatniczy! Porównaj i wybierz najlepszą ofertę

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Prowadzisz firmę i nieustannie próbujesz nadążyć z realizacją bieżących zadań oraz gasisz pożary… Znajoma rzeczywistość? To zatrzymaj się na chwilę i przeanalizuj koszty, które ponosisz, bo może się okazać, że dzięki obniżeniu opłat nie będziesz musiał brać kolejnego zlecenia, aby zarobić „na koszty”.   Powyższa sytuacja, tj. pośpiech, brak czasu, wszystko „na wczoraj”, przysłowiowa bieżączka… sprzyja wybieraniu niekorzystnych ofert. Nie zamierzam w tym wpisie skupiać się na organizacji czasu pracy, lecz moim celem jest zachęcenie przedsiębiorców do otwartości na zmianę i znalezienie w swoich grafikach miejsca na rozmowę z konkurencyjnymi dostawcami usług, z których korzystają, m.in. terminali płatniczych. 

  • Co to jest terminal płatniczy i jak działa? Rodzaje terminali

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Według najnowszych danych zawartych w raportach branżowych, liczba transakcji bezgotówkowych w Polsce rośnie z roku na rok. W 2022 roku odnotowano wzrost o 28% w porównaniu do poprzedniego roku, zaś ich liczba przekroczyła 641 mln (źródło: Fundacja Polska Bezgotówkowa).  To pokazuje, jak ważne stało się dla przedsiębiorców posiadanie terminali płatniczych. Zatem pozyskanie niezbędnej wiedzy na temat tego urządzenia, jego funkcji i metod łączenia jest koniecznością a nie przywilejem.  Czym jest terminal płatniczy oraz jak działa?  Najprościej rzecz ujmując, terminal płatniczy to urządzenie elektroniczne, które umożliwia przeprowadzanie transakcji bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych, debetowych czy kredytowych. Służy do autoryzacji, rejestracji i przesyłania danych transakcji do instytucji finansowych.

  • Co jest ważne we współpracy z operatorem terminali płatniczych?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Czy Twoi klienci również cenią sobie wygodę i wolą płacić kartą płatniczą zamiast gotówką? Ten trend jest nieodwracalny i koszty związane z obsługą terminali płatniczych wpisały się na stałe w księgi rachunkowe firm. Na rynku działa wielu operatorów, którzy oferują usługi płatności bezgotówkowych oraz terminale płatnicze. Każdy operator tzw. acquire posiada indywidualne oferty handlowe, których porównanie stanowi niemałe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Opłaty za terminal płatniczy i stawki prowizyjne za transakcje kartą Pierwszy obszar to warunki handlowe. Prowizje za transakcje kartą mogą być stałe lub zmienne; co więcej mogą zawierać dodatkowe opłaty uzależnione od rodzaju kart płatniczych czy typu transakcji (krajowe, zagraniczne, biznes, Visa, MasterCard, Maestro). Warto pamiętać, że na koszt prowizji składa się marża operatora, opłaty interchange oraz opłaty systemowe, które są zróżnicowane.

Zamów bezpłatny terminal płatniczy lub porównaj swoje dotychczasowe prowizje. SPRAWDŹ OFERTĘ »