Nowy obowiązek mailowy dla firm. e-Doręczenia od 10.12.2023

e-Doręczenia nowy obowiązek dla firm

Przedsiębiorcy będą wkrótce zobowiązani podać adres e-mail do e-Doręczeń. Obowiązek obejmie osoby, które zdecydują się na rozpoczęcie działalności gospodarczej i zarejestrują ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 10.12.2023 r.

Tych, którzy założą działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zapis ten obejmie od 01.01.2024 r. W związku z tym osoby, które planują otwarcie działalności, czy to w KRS czy CEIDG będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju i Technologii, e-Doręczenia to usługa dla przedsiębiorców, która umożliwia im przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji online.

W odróżnieniu od standardowej poczty elektronicznej jest to tzw. usługa zaufana. Zapewnia ona bezpieczeństwo oraz pewność co do skutków prawnych. Komunikat wysłany z adresu przypisanego do usługi e-Doręczeń posiada takie same konsekwencje prawne, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.

Każdy e-mail do e-Doręczeń będzie aktywowany, a następnie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Gdy to nastąpi, stanie się on główną drogą komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem. Dzięki bezpieczeństwu, jakie gwarantuje, wszelka korespondencja urzędowa będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie.

Dodatkowo tą drogą będą mogli również wymieniać korespondencję podmioty prywatne. Z założenia e-Doręczenia mają wyeliminować korespondencję papierową, przynajmniej na linii urząd - przedsiębiorca.  

e-doręczenia infografika

Nowe firmy już z e-Doręczeniami od 10.12.2023 r. lub 01.01.2024 r. 

Od 10.12.2023 r. nowe firmy zakładane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym spółki z o.o., będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne będą musiały spełnić ten obowiązek od 01.01.2024 r., co oznacza, że każdy nowy przedsiębiorca od tego momentu będzie musiał posługiwać się adresem do e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS i do CEIDG

Firmy zarejestrowane przed 10 grudnia w KRS będą miały czas do 10.03.2024 r. na uzyskanie adresu do e-Doręczeń, natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą musieli dopełnić tego obowiązku do 01.10.2026 r. Pomiędzy 30.09.2025 r. a 01.10.2026 r. przedsiębiorcy dokonujący zmian we wpisach w CEIDG również będą zobowiązani podać swój adres do e-Doręczeń. W konsekwencji od 01.10.2026 r. usługa ta ma stać się powszechna i być używana przez wszystkich prowadzących działalność gospodarczą.

Sankcje za brak adresu do e-Doręczeń

Przepisy obecnie nie przewidują żadnych sankcji za brak adresu do e-Doręczeń. Przedsiębiorca, który nie będzie posiadał takiego adresu, a zostanie mu nadana korespondencja elektroniczna, otrzyma ją w formie papierowej przez operatora pocztowego. Takie hybrydowe korespondowanie może być utrudnieniem dla przedsiębiorców, gdyż np. dostarczony wydrukowany dokument może nie być uznawany przez inne podmioty. Poza tym e-Doręczenia przyspieszą komunikację, a więc w mojej ocenie warto, jeśli jest to już ustawowy obowiązek, posiadać skrzynkę elektroniczną – mówi Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

Kolejny etap cyfryzacji 

e-Doręczenia to kolejny krok w stronę automatyzacji komunikacji przedsiębiorców z urzędami. W lipcu 2022 r. uruchomiona została usługa e-Urzędu Skarbowego, gdzie podatnicy mogą elektronicznie załatwić wiele spraw. Według planów od 01.10.2024 r. działalność gospodarczą w CEIDG założyć będzie można wyłącznie drogą elektroniczną. 

Nowością będzie także start Krajowego Systemu e-Faktur 01.07.2024 r., który wprowadzi faktury elektroniczne. Od 01.01.2026 r. podatnicy będą zobowiązani przesyłać do Urzędu Skarbowego Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego.

Wprowadzenie usługi e-Doręczeń sprawia, że od 01.01.2024 r. nowe firmy z CEIDG muszą mieć dostęp do internetu, a od połowy 2024 roku ten wymóg obejmie każde przedsiębiorstwo dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur. 

Osiągnięcia te podkreślają dynamiczny rozwój cyfrowy i ciągłe usprawnienia w procesach biznesowych, umożliwiając przedsiębiorcom efektywniejsze i bardziej zautomatyzowane korzystanie z usług administracyjnych.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

  • Wiadomości

Gotowe pomysły na biznes

Artykuły o terminalach płatniczych, które mogą Cię zainteresować:

Więcej
  • Nie przepłacaj za terminal płatniczy! Porównaj i wybierz najlepszą ofertę

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Prowadzisz firmę i nieustannie próbujesz nadążyć z realizacją bieżących zadań oraz gasisz pożary… Znajoma rzeczywistość? To zatrzymaj się na chwilę i przeanalizuj koszty, które ponosisz, bo może się okazać, że dzięki obniżeniu opłat nie będziesz musiał brać kolejnego zlecenia, aby zarobić „na koszty”.   Powyższa sytuacja, tj. pośpiech, brak czasu, wszystko „na wczoraj”, przysłowiowa bieżączka… sprzyja wybieraniu niekorzystnych ofert. Nie zamierzam w tym wpisie skupiać się na organizacji czasu pracy, lecz moim celem jest zachęcenie przedsiębiorców do otwartości na zmianę i znalezienie w swoich grafikach miejsca na rozmowę z konkurencyjnymi dostawcami usług, z których korzystają, m.in. terminali płatniczych. 

  • Co to jest terminal płatniczy i jak działa? Rodzaje terminali

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Według najnowszych danych zawartych w raportach branżowych, liczba transakcji bezgotówkowych w Polsce rośnie z roku na rok. W 2022 roku odnotowano wzrost o 28% w porównaniu do poprzedniego roku, zaś ich liczba przekroczyła 641 mln (źródło: Fundacja Polska Bezgotówkowa).  To pokazuje, jak ważne stało się dla przedsiębiorców posiadanie terminali płatniczych. Zatem pozyskanie niezbędnej wiedzy na temat tego urządzenia, jego funkcji i metod łączenia jest koniecznością a nie przywilejem.  Czym jest terminal płatniczy oraz jak działa?  Najprościej rzecz ujmując, terminal płatniczy to urządzenie elektroniczne, które umożliwia przeprowadzanie transakcji bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych, debetowych czy kredytowych. Służy do autoryzacji, rejestracji i przesyłania danych transakcji do instytucji finansowych.

  • Aktywność terminali w programie Polska Bezgotówkowa wzrasta

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Fundacja Polska Bezgotówkowa kończy kolejny rok działalności z dalszym wzrostem aktywności terminali płatniczych w ramach prowadzonego Programu Polska Bezgotówkowa. Na przestrzeni minionego roku Fundacja odnotowała znaczący wzrost w liczbie zrealizowanych transakcji, których tylko w 2023 r. było blisko pół miliarda. Do końca grudnia 2023 r. do Programu Polska Bezgotówkowa dołączyło blisko 460 tys. podmiotów, w których łącznie zainstalowano ponad 610 tys. urządzeń do przyjmowania płatności cyfrowych. Za pomocą terminali tradycyjnych i tych w telefonie, zrealizowano od początku trwania Programu blisko 1,8 mld transakcji płatniczych na łączną kwotę przekraczającą 110 mld zł. Wśród mikroprzedsiębiorców największy przyrost liczbowy i procentowy urządzeń odnotowano w branży kosmetycznej (+13,3%), a najwyższy wzrost transakcyjny rok do roku (+31,9%) osiągnęły branże związane z ochroną zdrowia. Pod względem wzrostu liczby transakcji w ostatnim roku wyróżniły się: branża edukacyjna (+28,3%) oraz usługowa (+25,4%).

  • Otworzyłeś firmę i potrzebujesz nowy terminal płatniczy?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Na wstępie gratuluję Ci rozpoczęcia działalność gospodarczej i życzę powodzenia w rozwoju własnego biznesu. Przed Tobą wiele wyzwań, natomiast w tym wpisie skupię się na kwestii związanej z wyborem terminala płatniczego i podzielę się kilkoma wskazówkami, które uchronią Cię przed popełnieniem kosztownych błędów. Jeśli nie lubisz czytać to zadzwoń na numer 534 001 002 i omówimy dostępne możliwości. Szczegółowe informacje o mnie oraz dane kontaktowe znajdziesz na stronie dot. oferty na terminal płatniczy. Zanim wybierzesz terminal i dostawcę to odpowiedz na kilka pytań Jaki obrót na terminalu przewidujesz w pierwszym roku prowadzenia działalności? Trudne pytanie, natomiast musisz założyć ile będziesz przyjmować płatności kartą od klientów a ile gotówką. Późnej wyjaśnię dlaczego to ważne.

  • Gdzie Polacy chcą płacić bezgotówkowo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Polacy coraz częściej korzystają z płatności bezgotówkowych, ale wciąż są miejsca, gdzie konsumenci nie mają możliwości wyboru metody płatności. Według najnowszych wyników badania Maison & Partners dla Fundacji Polska Bezgotówkowa, respondentom najbardziej brakuje możliwości płacenia kartą lub telefonem na pobliskich bazarkach (46%). Jako punkty, gdzie nie można zapłacić bezgotówkowo respondenci wskazują także na usługi krawieckie (30%), usługi szewskie (28%), kościół (28%) oraz warsztaty samochodowe (26%). Wiele osób ma również poczucie, że często nie mają możliwości dokonania płatności na stoiskach podczas imprez plenerowych (39%) oraz podczas akcji organizowanych przez organizacje charytatywne (31%). 

  • Co jest ważne we współpracy z operatorem terminali płatniczych?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Czy Twoi klienci również cenią sobie wygodę i wolą płacić kartą płatniczą zamiast gotówką? Ten trend jest nieodwracalny i koszty związane z obsługą terminali płatniczych wpisały się na stałe w księgi rachunkowe firm. Na rynku działa wielu operatorów, którzy oferują usługi płatności bezgotówkowych oraz terminale płatnicze. Każdy operator tzw. acquire posiada indywidualne oferty handlowe, których porównanie stanowi niemałe wyzwanie dla przedsiębiorcy. Opłaty za terminal płatniczy i stawki prowizyjne za transakcje kartą Pierwszy obszar to warunki handlowe. Prowizje za transakcje kartą mogą być stałe lub zmienne; co więcej mogą zawierać dodatkowe opłaty uzależnione od rodzaju kart płatniczych czy typu transakcji (krajowe, zagraniczne, biznes, Visa, MasterCard, Maestro). Warto pamiętać, że na koszt prowizji składa się marża operatora, opłaty interchange oraz opłaty systemowe, które są zróżnicowane.