Nowy obowiązek mailowy dla firm. e-Doręczenia od 10.12.2023

e-Doręczenia nowy obowiązek dla firm

Przedsiębiorcy będą wkrótce zobowiązani podać adres e-mail do e-Doręczeń. Obowiązek obejmie osoby, które zdecydują się na rozpoczęcie działalności gospodarczej i zarejestrują ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 10.12.2023 r.

Tych, którzy założą działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zapis ten obejmie od 01.01.2024 r. W związku z tym osoby, które planują otwarcie działalności, czy to w KRS czy CEIDG będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju i Technologii, e-Doręczenia to usługa dla przedsiębiorców, która umożliwia im przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji online.

W odróżnieniu od standardowej poczty elektronicznej jest to tzw. usługa zaufana. Zapewnia ona bezpieczeństwo oraz pewność co do skutków prawnych. Komunikat wysłany z adresu przypisanego do usługi e-Doręczeń posiada takie same konsekwencje prawne, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.

Każdy e-mail do e-Doręczeń będzie aktywowany, a następnie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Gdy to nastąpi, stanie się on główną drogą komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem. Dzięki bezpieczeństwu, jakie gwarantuje, wszelka korespondencja urzędowa będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie.

Dodatkowo tą drogą będą mogli również wymieniać korespondencję podmioty prywatne. Z założenia e-Doręczenia mają wyeliminować korespondencję papierową, przynajmniej na linii urząd - przedsiębiorca.  

e-doręczenia infografika

Nowe firmy już z e-Doręczeniami od 10.12.2023 r. lub 01.01.2024 r. 

Od 10.12.2023 r. nowe firmy zakładane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym spółki z o.o., będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne będą musiały spełnić ten obowiązek od 01.01.2024 r., co oznacza, że każdy nowy przedsiębiorca od tego momentu będzie musiał posługiwać się adresem do e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS i do CEIDG

Firmy zarejestrowane przed 10 grudnia w KRS będą miały czas do 10.03.2024 r. na uzyskanie adresu do e-Doręczeń, natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą musieli dopełnić tego obowiązku do 01.10.2026 r. Pomiędzy 30.09.2025 r. a 01.10.2026 r. przedsiębiorcy dokonujący zmian we wpisach w CEIDG również będą zobowiązani podać swój adres do e-Doręczeń. W konsekwencji od 01.10.2026 r. usługa ta ma stać się powszechna i być używana przez wszystkich prowadzących działalność gospodarczą.

Sankcje za brak adresu do e-Doręczeń

Przepisy obecnie nie przewidują żadnych sankcji za brak adresu do e-Doręczeń. Przedsiębiorca, który nie będzie posiadał takiego adresu, a zostanie mu nadana korespondencja elektroniczna, otrzyma ją w formie papierowej przez operatora pocztowego. Takie hybrydowe korespondowanie może być utrudnieniem dla przedsiębiorców, gdyż np. dostarczony wydrukowany dokument może nie być uznawany przez inne podmioty. Poza tym e-Doręczenia przyspieszą komunikację, a więc w mojej ocenie warto, jeśli jest to już ustawowy obowiązek, posiadać skrzynkę elektroniczną – mówi Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

Kolejny etap cyfryzacji 

e-Doręczenia to kolejny krok w stronę automatyzacji komunikacji przedsiębiorców z urzędami. W lipcu 2022 r. uruchomiona została usługa e-Urzędu Skarbowego, gdzie podatnicy mogą elektronicznie załatwić wiele spraw. Według planów od 01.10.2024 r. działalność gospodarczą w CEIDG założyć będzie można wyłącznie drogą elektroniczną. 

Nowością będzie także start Krajowego Systemu e-Faktur 01.07.2024 r., który wprowadzi faktury elektroniczne. Od 01.01.2026 r. podatnicy będą zobowiązani przesyłać do Urzędu Skarbowego Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego.

Wprowadzenie usługi e-Doręczeń sprawia, że od 01.01.2024 r. nowe firmy z CEIDG muszą mieć dostęp do internetu, a od połowy 2024 roku ten wymóg obejmie każde przedsiębiorstwo dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur. 

Osiągnięcia te podkreślają dynamiczny rozwój cyfrowy i ciągłe usprawnienia w procesach biznesowych, umożliwiając przedsiębiorcom efektywniejsze i bardziej zautomatyzowane korzystanie z usług administracyjnych.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt

  • Wiadomości

Gotowe pomysły na biznes

Artykuły o terminalach płatniczych, które mogą Cię zainteresować:

Więcej

  • Gdzie Polacy chcą płacić bezgotówkowo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Polacy coraz częściej korzystają z płatności bezgotówkowych, ale wciąż są miejsca, gdzie konsumenci nie mają możliwości wyboru metody płatności. Według najnowszych wyników badania Maison & Partners dla Fundacji Polska Bezgotówkowa, respondentom najbardziej brakuje możliwości płacenia kartą lub telefonem na pobliskich bazarkach (46%). Jako punkty, gdzie nie można zapłacić bezgotówkowo respondenci wskazują także na usługi krawieckie (30%), usługi szewskie (28%), kościół (28%) oraz warsztaty samochodowe (26%). Wiele osób ma również poczucie, że często nie mają możliwości dokonania płatności na stoiskach podczas imprez plenerowych (39%) oraz podczas akcji organizowanych przez organizacje charytatywne (31%). 

    Czytaj

  • Obowiązkowy terminal płatniczy. Od kiedy i dla kogo?

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Wprowadzenie „obowiązku” posiadania terminala płatniczego wzbudza niemałe emocje i przyczynia się do burzliwych dyskusji w mediach społecznościowych. W komentarzach można spotkać się z obrońcami walczącymi o demokrację i prawa wolności, wygłaszającymi hasła „tylko gotówka”. A jak to jest naprawdę, czy każda firma w Polsce musi posiadać terminal płatniczy? Otóż, nie! Najpierw należy zweryfikować obowiązek posiadania kasa fiskalnej ze swoim księgowym. Jeżeli firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących to dopiero wtedy musi zadecydować, w jaki sposób spełni obowiązek udostępniania płatności bezgotówkowych, co nie jest jednoznaczne z wymogiem posiadania nowego terminala płatniczego. Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego Zerknijmy do dokumentów prawnych, mianowicie do Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców a konkretnie do artykułu 19a, który to ten obowiązek reguluje.

    Czytaj

  • Ranking terminali płatniczych. Najlepszy terminal w 2024

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Szukasz rankingu terminali płatniczych? Tylko po co, ponieważ oferty na terminale płatnicze są indywidualne i zależą między innymi od obrotów firmy, wysokości transakcji, struktury kart, ilości urządzeń, rodzajów terminali. Z uwagi na powyższe zmienne nie można stworzyć obiektywnego porównania poszczególnych operatorów płatniczych, dlatego warto stworzyć własne zestawienie w oparciu o niezbędne kryteria i informacje, które omawiam w niniejszym wpisie.  Użyteczność rankingów terminali płatniczych Rankingi dostępne w Internecie są pewnym uproszczeniem, przedstawiającym subiektywne zestawienia oparte na doświadczeniu autorów lub wybranych kryteriach, które zniekształcają rzeczywistość. 

    Czytaj

  • Jaką umowę na terminal płatniczy warto podpisać? 

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Jeśli zainteresował Cię ten artykuł to oznacza, że potrzebujesz terminal płatniczy do firmy. Prawdopodobnie jesteś na etapie rozmów z poszczególnymi operatorami płatności bezgotówkowych i analizujesz stawki prowizyjne, czego zwieńczeniem będzie podpisanie umowy współpracy.  Pamiętaj, że podczas wyboru dostawcy terminali płatniczych znaczenie mają nie tylko warunki handlowe i serwis, ale również okres trwania umowy, czas wypowiedzenia i ewentualne kary finansowe za wcześniejsze rozwiązanie umowy.

    Czytaj

  • Aktywność terminali w programie Polska Bezgotówkowa wzrasta

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Fundacja Polska Bezgotówkowa kończy kolejny rok działalności z dalszym wzrostem aktywności terminali płatniczych w ramach prowadzonego Programu Polska Bezgotówkowa. Na przestrzeni minionego roku Fundacja odnotowała znaczący wzrost w liczbie zrealizowanych transakcji, których tylko w 2023 r. było blisko pół miliarda. Do końca grudnia 2023 r. do Programu Polska Bezgotówkowa dołączyło blisko 460 tys. podmiotów, w których łącznie zainstalowano ponad 610 tys. urządzeń do przyjmowania płatności cyfrowych. Za pomocą terminali tradycyjnych i tych w telefonie, zrealizowano od początku trwania Programu blisko 1,8 mld transakcji płatniczych na łączną kwotę przekraczającą 110 mld zł. Wśród mikroprzedsiębiorców największy przyrost liczbowy i procentowy urządzeń odnotowano w branży kosmetycznej (+13,3%), a najwyższy wzrost transakcyjny rok do roku (+31,9%) osiągnęły branże związane z ochroną zdrowia. Pod względem wzrostu liczby transakcji w ostatnim roku wyróżniły się: branża edukacyjna (+28,3%) oraz usługowa (+25,4%).

    Czytaj

  • Co to jest terminal płatniczy i jak działa? Rodzaje terminali

    • Terminale płatnicze i płatności bezgotówkowe

    Według najnowszych danych zawartych w raportach branżowych, liczba transakcji bezgotówkowych w Polsce rośnie z roku na rok. W 2022 roku odnotowano wzrost o 28% w porównaniu do poprzedniego roku, zaś ich liczba przekroczyła 641 mln (źródło: Fundacja Polska Bezgotówkowa).  To pokazuje, jak ważne stało się dla przedsiębiorców posiadanie terminali płatniczych. Zatem pozyskanie niezbędnej wiedzy na temat tego urządzenia, jego funkcji i metod łączenia jest koniecznością a nie przywilejem.  Czym jest terminal płatniczy oraz jak działa?  Najprościej rzecz ujmując, terminal płatniczy to urządzenie elektroniczne, które umożliwia przeprowadzanie transakcji bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych, debetowych czy kredytowych. Służy do autoryzacji, rejestracji i przesyłania danych transakcji do instytucji finansowych.

    Czytaj