Zakładam, że masz już zweryfikowany pomysł na biznes, przemyślany model biznesowy oraz opracowany 👉 biznesplan, skoro postanowiłeś uruchomić własny biznes i szukasz informacji na temat zakładania firmy.
Przede wszystkim gratuluję podjęcia decyzji o uruchomieniu firmy i cieszę się, że odwiedziłeś portal WlasnyBiznes.pl. Z myślą o osobach, które zaczynają przygodę z przedsiębiorczością stworzyłem praktyczne materiały, w których wyjaśniam jak założyć firmę i na co zwrócić uwagę jeszcze przed rejestracją działalności gospodarczej.
Przed Tobą wiele ważnych decyzji do podjęcia oraz formalności do załatwienia, m.in. musisz wybrać formę prawną prowadzenia działalności, formę opodatkowania, PKD. Zdecydować: być, czy nie być VAT’owcem? Kiedy rozpocząć działalność gospodarczą?
Każdy przedsiębiorca musiał przez to przejść i zapewniam Cię, że nie jest to tak trudne jak powszechnie się o tym mówi. Poniżej znajdziesz listę zadań, które musisz wykonać zanim założysz firmę.
Co powinieneś wiedzieć przed założeniem firmy?
- Czy muszę rejestrować firmę? Co to jest działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana)?
- Jaką formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej wybrać?
- Jaką formę opodatkowania dochodu wybrać?
- Czy warto zostać VAT'owcem?
- Jakie kody PKD wybrać?
- Co to jest działalność regulowana i jakie pozwolenia są wymagane?
- Czy kasa fiskalna, firmowy rachunek bankowy i pieczątka są obowiązkowe?
- Czy lepiej samodzielnie prowadzić księgowość, czy zdecydować się na współpracę z biurem rachunkowym?
- Jaki adres firmy podać w rejestrze i gdzie przechowywać faktury?
- Jak wybrać nazwę firmy?
- Kiedy rozpocząć działalność gospodarczą, aby zyskać dodatkowy miesiąc ulgi na start i preferencyjne składki ZUS?
- Ile kosztuje założenie firmy?
- Jak i gdzie można dokonać rejestracji firmy?
Czy muszę rejestrować firmę? Co to jest działalność nierejestrowana?
Istnieją przepisy (Prawo Przedsiębiorców), które umożliwiają prowadzenie tzw. działalności nierejestrowanej pod warunkiem spełnienia kilku warunków. Jednym z nich jest wysokość przychodu, mianowicie Twój miesięczny przychód nie może przekroczyć 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę.
Ponadto ta specyficzna forma "prowadzenia działalności" dostępna jest dla osób, które nie prowadziły działalności w ciągu ostatnich 60 miesięcy, nie wykonują działalności regulowanej oraz działają osobiście jako osoba fizyczna a nie np. w spółce cywilnej.
Zwróć uwagę, że limit przychodu jaki możesz uzyskać jest dość niski i już ten warunek może Cię dyskwalifikować. W 2022 roku minimalne wynagrodzenie opiewa na kwotę 3010 zł, czyli limit wynosi 1505 zł. Pamiętaj, że przychód to obrót a nie dochód (zysk)!
Sprzedaż towaru za kwotę 1505 zł uniemożliwia Ci prowadzenie działalności nierejestrowanej (nieewidencjonowanej), ponieważ wygenerowałeś obrót (przychód) powyżej dopuszczalnego limitu. Mimo, iż Twój realny zysk (dochód) mógł wynieść np. tylko 150 zł.
Zakładam, że osoby, które odwiedzają portal WlasnyBiznes.pl zamierzają osiągać miesięczny przychód większy niż 1500 zł, dlatego nie ma sensu rozwodzić się więcej nad tą formą prowadzenia "biznesu".
Formy prawne prowadzenia działalności
Do wyboru jest kilka form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej, mianowicie:
- Jednoosobowa (indywidualna) działalność gospodarcza
- Spółka cywilna (s.c.)
- Spółka jawna (sp. j.)
- Spółka partnerska (sp. p.)
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
- Spółka akcyjna (S.A.)
- Spółka komandytowa (sp. k.)
- Spółka komandytowo-akcyjna (S.K.A.)
Każda z nich ma swoje wady i zalety. Nie istnieje jedna najlepsza forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej. Ilu doradców, tyle opinii, ponieważ to zależy (ulubiona odpowiedź ekspertów 😉) od skali biznesu, rodzaju prowadzonej działalności, możliwości finansowych, podejścia samego właściciela do kwestii ryzyka, itd.
Aczkolwiek najpopularniejszymi formami prawnymi z punktu widzenia mikroprzedsiębiorcy i tzw. MŚP są indywidualna działalność gospodarcza oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i na nich się skoncentruję.
Dla początkującego przedsiębiorcy pozostałe formy raczej nie będą przedmiotem zainteresowania, chyba, że wykonujesz tzw. wolne zawody i planujesz biznes ze wspólnikami. Wówczas masz prawo do działania w formie spółki partnerskiej i warto taką opcję rozważyć.
Osoby, które są uprawnione do wykonywania wolnych zawodów zostały wymienione w art. 88 kodeksu spółek handlowych, są to: adwokat, aptekarz, architekt, inżynier budownictwa, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy, makler, doradca inwestycyjny, księgowy, lekarz, lekarz dentysta, lekarz weterynarii, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik patentowy, rzeczoznawca majątkowy i tłumacz przysięgły.
Co należy wziąć pod uwagę przed wyborem odpowiedniej formy prowadzenia działalności?
Ważne, aby dopasować odpowiednią formę prawną do swoich potrzeb i skali biznesu, dlatego za chwilę przeanalizujemy takie kwestie jak: ilość wspólników, odpowiedzialność majątkowa za długi, wymogi założycielskie oraz koszt prowadzenia księgowości.
Przedsiębiorstwo może mieć status osoby fizycznej lub osoby prawnej. Możesz uruchomić firmę jako:
- osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), wówczas należy uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Nazwa "jednoosobowa działalność gospodarcza" nie oznacza, że trzeba prowadzić firmę w pojedynkę. W ramach JDG jak najbardziej można zatrudniać pracowników (jeden może być tylko właściciel firmy).
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), która ma osobowość prawną, co wiąże się z rejestracją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Poniższe pytania powinny Ci pomóc w wyborze najkorzystniejszej formy prawno-organizacyjnej:
- Czy chcesz firmę prowadzić sam, czy też wspólnie z innymi osobami?
- Czy zakładasz, że będziesz pozyskiwać inwestorów?
- Na jaką skalę planujesz działać? Czy biznes jest wysokokapitałochłonny?
- Czy będziesz korzystał z zewnętrznych źródeł finansowania? O jakim poziomie zadłużenia jest mowa?
- Jakie ryzyka biznesowe mogą wystąpić? Czy mogą być nałożone na Twoją firmę kary finansowe za ewentualne niewywiązanie się z postanowień umowy i w jakiej wysokości?
- Czy za ewentualne długi związane z własną działalnością chcesz odpowiadać prywatnym majątkiem?
- Jakie są wymogi założycielskie?
- Jakie są koszty związane z założeniem firmy oraz prowadzeniem księgowości?
- Jakie będziesz płacić obciążenia podatkowe od dochodu firmy?
Spółka z o.o. będzie optymalnym rozwiązaniem jeśli:
- chcesz prowadzić biznes ze wspólnikami lub zamierzasz powierzyć zarządzanie spółką profesjonalistom a samemu sprawować jedynie funkcje kontrolne i nadzorcze,
- planujesz pozyskać inwestorów w zamian za sprzedaż udziałów,
- zakładasz finansowanie z zewnętrznych źródeł na wysokie kwoty,
- będziesz podpisywać wieloletnie kontrakty, które obwarowane są wysokimi karami finansowymi,
- nie chcesz odpowiadać prywatnym majątkiem za ewentualne długi związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;
A więc struktura właścicielska firmy, skala biznesu, ryzyka biznesowe oraz potrzeba ograniczenia odpowiedzialności majątkowej za ewentualne długi niejako skłaniają do założenia spółki z o.o.
Wówczas wyższy koszt związany z założeniem spółki i księgowością, stopień skomplikowania oraz czas, który należy poświęcić na formalności związane z prowadzeniem spółki - w porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej - nie ma znaczenia.
Natomiast w przypadku otworzenia małego sklepu osiedlowego lub sklepu internetowego, w którym koszty uruchomienia i prowadzenia są relatywnie niskie, zaś ryzyko wystąpienia kary finansowej wiąże się ze zwrotem pieniędzy klientowi za sprzedaż przeterminowanego produktu, to moim zdaniem powołanie spółki z o.o. jest przerostem formy nad treścią. W tej sytuacji doskonale sprawdzi się jednoosobowa działalność gospodarcza, mimo, iż w ramach JDG właściciel odpowiada całym swoim majątkiem, nawet prywatnym za ewentualne zobowiązania.
Powtarzam: moim zdaniem! Ty sam musisz oszacować ryzyko biznesowe oraz zasadność powołania spółki z o.o. W dalszej części poruszę temat księgowości, podatków, kosztów rejestracji, co ukaże kolejne różnice pomiędzy spółką z o.o. a jednoosobową działalnością gospodarczą.
Podstawowe formy ewidencji podatkowej
Kolejną kwestią są podatki, które niestety trzeba płacić. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą wystąpić dodatkowe formy daniny, natomiast z dwoma podstawowymi podatkami zapewne się spotkasz, mianowicie:
- Podatek dochodowy (PIT lub CIT)
- Podatek od towarów i usług (VAT)
Jakie podatki dochodowe płaci przedsiębiorca?
Temat podatków nie jest przyjemny dla przedsiębiorców, ale dla osłody dodam, że jak zaczniesz płacić podatek dochodowy, to będzie to oznaczało, że Twoja firma zaczęła zarabiać!
Co do zasady (z wyjątkiem ryczałtu i karty podatkowej), podatek dochodowy płaci się od dochodu, kiedy Twoje przychody są większe aniżeli poniesione koszty (dochód = przychody - koszty uzyskania przychodu).
Jeżeli:
- zdecydujesz się na powołanie spółki z o.o. to będziesz płacić podatek dochodowy od osób prawnych CIT (podatek w wysokości 9% obejmuje podatników rozpoczynających działalność – w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność oraz tzw. małych podatników, pozostali 19%). Pamiętaj, że CIT to opodatkowanie dochodu spółki jako osoby prawnej. To nie są jeszcze Twoje pieniądze (właściciela spółki), którymi możesz rozporządzać na cele prywatne. Właściciele mogą sobie wypłacić zyski w formie dywidendy, która jest opodatkowana kolejnym podatkiem w wysokości 19%, stąd mowa o podwójnym opodatkowaniu spółek z o.o. Istnieją alternatywne formy wypłacania pieniędzy ze spółki, które w razie potrzeby powinieneś skonsultować z doradcą podatkowym. 🙂
- założysz jednoosobową działalność gospodarczą to będziesz płacił podatek dochodowy od osób fizycznych PIT.
W ramach PIT masz możliwość wyboru formy opodatkowania:
- zasady ogólne - skala podatkowa (do 120 000 złotych dochodu: 17% minus kwota zmniejszająca podatek 5 100 zł, zaś powyżej 120 000 złotych dochodu: 32% nadwyżki ponad 120 000 złotych dochodu + 15 300 zł, tj. wysokość podatku za 1 próg (17% z 120 000 zł - 5 100 zł = 15 300 zł).
- podatek liniowy (podatek 19% niezależnie od dochodu). W tej formie opodatkowania nie ma kwoty zmniejszającej podatek (5 100 zł), tzw. kwoty wolnej od podatku.
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (od 2% do 17% w zależności od rodzaju prowadzonej działalności). Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opłacany jest jak sama nazwa wskazuje od przychodu, nie ma znaczenia uzyskiwany dochód! W tej formie opodatkowania przedsiębiorca nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu. Dlatego zrób symulację i porównaj, czy ryczałt od przychodu będzie dla Ciebie bardziej opłacalny niż płacenie podatku od dochodu w ramach skali lub podatku liniowego.
- karta podatkowa (stała stawka podatku określana kwotowo na dany rok podatkowy). To najprostsza forma opodatkowania. W ramach karty podatkowej przedsiębiorcy mają obowiązek odprowadzania co miesiąc stałej kwoty podatku do urzędu skarbowego, która jest zależna od: rodzaju prowadzonej działalności (tylko wybrane zakresy działalności, np. usługi ślusarskie, kowalskie, zegarmistrzowskie, usługi w zakresie antykorozyjnego zabezpieczania pojazdów), liczby zatrudnionych pracowników oraz liczby mieszkańców gminy, na której terenie jest prowadzona działalność (wyróżnione są 3 przedziały miejscowości o liczbie mieszkanów: do 5 tys., powyżej 5 tys. do 50 tys. oraz powyżej 50 tys.). Podobnie jak ryczałt, karta podatkowa nie jest zależna od osiąganego dochodu.
Składka zdrowotna
W 2022 roku w wyniku wprowadzenia tzw. Polskiego Ładu, przedsiębiorcy zobligowani są do płacenia składki na ubezpieczenie zdrowotne uzależnionej od wysokości dochodów oraz wybranej formy opodatkowania, o czym wspominam w części poświęconej składkom ZUS.
Podatek od towarów i usług. Czy warto być VAT'owcem?
Aktualnie obowiązujące stawki VAT wynoszą 23%, 8% i 5%. Wyróżnia się również tzw. preferencyjną stawkę VAT 0%. W większości przypadków występuje jednak stawka 23%.
Moja rada, jeżeli nie musisz to nie bądź VAT’owcem! Jeśli kontrahenci, z którymi będziesz współpracować lub przepisy prawne nie wymuszają na Tobie zgłoszenia się do VAT'u, to skorzystaj ze zwolnienia podmiotowego z VAT.
Bycie nie-VAT'owcem nie stanowi żadnego problemu w przypadku współpracy z klientami detalicznymi, ponieważ im wystarczy rachunek. Przysłowiowemu Kowalskiemu nie zależy na fakturze VAT, ponieważ nic z tego tytułu nie zyskuje. Gorzej jak będziesz oferował produkty lub usługi klientom biznesowym, którzy są VAT'owcami. Wówczas, Twoi kontrahenci nie otrzymają od Ciebie faktury VAT (tylko rachunek) i nie będą mogli sobie odliczyć podatku VAT, co może stanowić dla nich problem, w wyniku czego mogą zrezygnować z Twoich usług.
Jeśli Twoje przychody roczne przekroczą 200 tysięcy złotych lub będziesz prowadzić działalność, która uniemożliwia zwolnienie z VAT (np. działalność prawnicza, doradztwo, działalność jubilerska) to bez względu na to, czy obsługujesz klientów indywidulanych czy biznesowych, będziesz musiał zostać czynnym podatnikiem VAT.
Możesz spotkać się z opinią, że przedsiębiorcy, którzy nie są VAT'owcami tracą, bo nie mogą odliczyć podatku VAT. Faktycznie, jeśli nie będziesz VAT'wocem to nie odliczysz VAT'u od faktur kosztowych, ale odliczysz podatek dochodowy od kwoty brutto a nie netto. To po pierwsze. Po drugie, w rozliczeniach podatkowych będziesz płacić tylko podatek dochodowy i unikniesz VAT'u. Po trzecie, będziesz na starcie bardziej konkurencyjny w stosunku do swoich konkurentów VAT'owców, tzn. tańszy o stawkę VAT, ponieważ nie będziesz musiał podczas sprzedaży swoich produktów lub usług doliczać podatku VAT.
PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności
PKD to symbol 5-znakowy określający działalność gospodarczą, którą prowadzi dana firma. Zakładając działalność zobowiązany jesteś do określenia rodzaju wykonywanej działalności zgodnie z obowiązującym systemem kodów PKD.
Zatem pobierz plik 📕 (format PDF) i przeanalizuj listę kodów PKD. Zadanie polega na wyszukaniu konkretnego kodu lub kilku kodów PKD odpowiadających działalności, którą będziesz wykonywał. Jeżeli wyszukanie odpowiednich numerów PKD nastręcza Ci trudności, to sprawdź w CEIDG lub KRS jakie symbole PKD mają firmy konkurencyjne. Zapewne wiesz z kim będziesz rywalizować na rynku. 😉
Nie ma limitu kodów PKD, które możesz uwzględnić w swojej działalności. Przykładowo, na wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wniosek CEIDG-1) możesz wpisać 9 numerów PKD, dodatkowe uzupełnisz w załączniku CEIDG-RD.
Zastanów się również nad dodatkowymi zakresami działalności, które możesz wykonywać w przyszłości, ponieważ zmiana/aktualizacja PKD w przypadku spółki z o.o. wiąże się z opłatami. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą tego typu modyfikacje są bezpłatne.
Działalność regulowana
Po wypisaniu kodów PKD, sprawdź, czy nie jest wymagana koncesja, zezwolenie albo wpis do rejestru działalności regulowanej, a może istnieje zakaz wykonywania działalności określonej we wpisie do rejestru działalności regulowanej.
Jaka działalność jest regulowana? Otóż dodatkowymi obwarowaniami objęte są takie obszary działalności jak: agencje zatrudnienia - pośrednictwo, alkohol, archiwum, biopaliwo, dedektywi, dewizy, domy składowe, leczenie zwierząt, lekarze, dentyści, nasiennictwo, pielęgniarki, poczta, szkolenia z ochrony roślin, środki ochrony roślin, telekomunikacja, transport, transport kolejowy, turystyka, tytoń, wyścigi konne.
Podjęcie działalności regulowanej wymaga spełnienia dodatkowych warunków, które określone są w odrębnych ustawach. Szczegółowe informacje dotyczące procedur, wymaganych dokumentów, organów nadzoru lub prowadzących poszczególne rejestry znajdziesz na stronie CEIDG.
Czy kasa fiskalna, firmowy rachunek bankowy i pieczątka są obowiązkowe?
Kasa fiskalna
Kasa fiskalna to urządzenie, które pozwala ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług w danej firmie. Wyróżniamy 4 rodzaje kas z uwagi na sposób zapisu danych, mianowicie:
- kasy on-line,
- kasy w formie oprogramowania,
- kasy z elektronicznym zapisem kopi (stopniowo wycofywane z rynku),
- kasy z papierowym zapisem kopii (stopniowo wycofywane z rynku).
Istnieją specjalne wytyczne regulujące obowiązek posiadania kasy fiskalnej w firmie, ponieważ nie każdy może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.
Niestety przepisy dotyczące zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej czy też wymiany starszych modeli z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy online ulegają nieustannym modyfikacjom. Po opublikowaniu tego artykułu do Sejmu może trafić nowy projekt ustawy, który zmieni obowiązujące przepisy. Dlatego w dniu rejestracji firmy powinieneś zweryfikować wytyczne, czy Twoja działalność kwalifikuje się do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, czy nie.
Ważne, żebyś był świadomy przed założeniem firmy, że taki potencjalny obowiązek istnieje!
Generalnie kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy swoje produkty lub usługi sprzedają klientom detalicznym lub rolnikom ryczałtowym oraz ich obrót ze sprzedaży tymże klientom w danym roku podatkowym przekroczył 20 000 złotych. Jak widzisz ten limit nie obejmuje obrotu ze sprzedaży klientom biznesowym, tj. firmom.
Część firm może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, pod warunkiem, że ich obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczy wspomnianych 20 tysięcy złotych w danym roku obrotowym oraz nie prowadzą działalności, które ustawowo są objęte obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej (wspominam o nich w dalszej części).
Jeżeli przekroczysz limit 20 tysięcy złotych to zwolnienie przestaje obowiązywać po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony. Przykładowo, limit przekroczyłeś w sierpniu (nieważne którego dnia) to od 1 listopada musisz posiadać kasę fiskalną (masz dwa miesiące na dostosowanie się do tego obowiązku, we wspomnianym przykładzie będzie to wrzesień i październik).
Niektórzy przedsiębiorcy prowadzący określone działalności bez względu na obrót oraz obsługiwany profil klienta nie mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Reguluje to Rozporządzenie Ministra Finansów [pobierz PDF] z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Lista działalności wobec których nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania znajduje się na stronie nr 2, paragraf nr 4.
Konto bankowe
Nie ma w Polsce przepisu zobowiązującego przedsiębiorcę do posiadania konta bankowego, ale dodatkowe obwarowania niejako wymuszają na przedsiębiorcy posiadanie rachunku firmowego w banku.
Otóż od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mają obowiązek zapłaty za faktury o wartości powyżej 8 tysięcy złotych za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy na rachunki zamieszczone w wykazie podatników VAT, tzw. białej liście (jeżeli wystawca faktury jest czynnym podatnikiem VAT).
Ponadto wprowadzono split payment, czyli płatność podzieloną. W przypadku przelewu z opcją split payment, kwota brutto z faktury jest rozdzielana na dwa rachunki: kwota netto przelewana jest na rachunek główny, zaś podatek VAT na rachunek pomocniczy, który służy wyłącznie do rozliczeń VAT.
Jeśli zamierzasz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą to przepisy prawa nie zabraniają osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą korzystania z rachunku prywatnego, aczkolwiek zdecydowanie warto oddzielić transakcje służbowe od prywatnych.
Zanim przeanalizujesz oferty rachunków bankowych, zastanów się do czego Ci będzie potrzebne konto? Podczas analizy pomocne będą pytania, które znajdziesz w artykule Jak wybrać najlepsze konto firmowe? Ponadto poznasz 13 podstawowych pozycji, w których mogą być naliczane opłaty.
Pieczątka
Przepisy prawne nie nakazują przedsiębiorcy posiadania pieczątki, aczkolwiek przyjęło się za stosowne używanie pięczątki na dokumentach sprzedażowych wystawianych w formie papierowej oraz na umowach współpracy zawieranych z kontrahentami.
Samodzielne prowadzenie księgowości w firmie czy outsourcing?
Zastanawiasz się, czy lepiej samodzielnie prowadzić księgi, czy zdecydować się na współpracę z biurem rachunkowym? Ostateczna decyzja należy do Ciebie, ale ja nie wyobrażam sobie prowadzenia firmy bez wsparcia biura księgowego.
Teoretycznie można samemu prowadzić księgowość, ale w firmie jest mnóstwo obowiązków, którymi trzeba się zająć. Branie na siebie dodatkowych zadań jest bezsensu. Tym bardziej, że przepisy notorycznie się zmieniają i trudno za nimi nadążyć.
Minusem współpracy z biurem rachunkowym są dodatkowe koszty. Ceny uzależnione są m.in. od formy prowadzenia działalności gospodarczej, ilości generowanych dokumentów oraz liczby pracowników.
Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej w porównaniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zdecydowanie prostsza, ponieważ spółki z o.o. są zobowiązane do prowadzenia tzw. pełnej księgowości, co ma odzwierciedlenie w cenie.
Koszt miesięcznej obsługi spółki z o.o. w porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej może być wyższy nawet o 500-1000 zł, ale tak jak wspominałem, wiele zależy od ilości generowanych dokumentów, jak i od samego biura rachunkowego i jego polityki cenowej.
Zanim wybierzesz konkretne biuro księgowe sprawdź kilka aspektów:
- Jakie usługi księgowe obejmuje miesięczny abonament?
- Jakie są limity faktur? Większość biur rachunkowych pobiera opłaty za przekazanie dodatkowych faktur przekraczających ustalony limit.
- Jakie są terminy i zasady przekazywania dokumentów oraz w jakim terminie biuro rachunkowe zobowiązane jest do przekazania informacji o wysokości podatków do uregulowania?
- Czy będziesz miał przypisanego do siebie konkretnego księgowego z imienia i nazwiska, który będzie prowadził Twoje księgi rachunkowe? Jeśli obsługuje Cię jedna osoba, z którą masz stały kontakt (mailowy i telefoniczny) to łatwiej się współpracuje. Ponadto dedykowany księgowy doskonale zna Twoją firmę.
- Czy biuro rachunkowe jest ubezpieczone i posiada odpowiednią polisę?
- Czy biuro specjalizuje się w branży, w której prowadzisz swój biznes? Warto skorzystać z doświadczenia księgowego, który zna dany sektor i jego specyfikę.
Jaki adres firmy podać w rejestrze i gdzie przechowywać faktury?
Firmę możesz prowadzić we własnym mieszkaniu, w biurze wirtualnym lub coworkingowym, w lokalu użytkowym albo mobilnie, w przypadku dojeżdżania do klienta.
Masz pełną dowolność w tym zakresie, ale musisz posiadać tytuł prawny do nieruchomości, której adres zgłaszasz do rejestru, np. umowę najmu, dzierżawy czy prawo własności.
Pamiętaj, że adres siedziby firmy będzie podany do publicznej wiadomości, m.in. w rejestrze CEIDG oraz w rozmaitych bazach i katalogach firmowych, dlatego zastanów się dwa razy, czy na pewno chcesz wskazać adres zamieszkania jako adres siedziby firmy.
Rejestrując firmę należy wskazać następujące adresy związane z działalnością gospodarczą:
- Adres do doręczeń (dane korespondencyjne)
- Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej do celów podatkowych przyjęty zostanie adres zamieszkania właściciela firmy
- Opcjonalnie dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej
- Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej
Dokumentację związaną z podatkami (m.in. faktury, rachunki, sprawozdania finansowe) należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Jeżeli zdecydujesz się na współpracę z biurem rachunkowym to warto podać adres biura księgowego jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. W przypadku ewentualnej kontroli, urzędnicy będą prowadzić swoje działania w biurze rachunkowym a nie na terenie firmy lub w mieszkaniu prywatnym, gdyby było zgłoszone w rejestrze jako miejsce prowadzenia działalności.
Jak wybrać nazwę firmy?
Elementy, które powinna zawierać dobra nazwa firmy omawiam w osobnym artykule 👉 Nazwa firmy.
Kiedy rozpocząć działalność gospodarczą, aby zyskać dodatkowy miesiąc ulgi na start i preferencyjne składki ZUS?
Kiedy rozpoczynasz działalność gospodarczą to przysługuje Ci ulga na start i nie musisz płacić pełnego ZUS’u (ulgi nie dotyczą składki na ubezpieczenie zdrowotne).
W ramach ulgi na start możesz:
- przez 6 miesięcy nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne (wówczas płacisz jedynie składkę zdrowotną, która od początku 2022 roku zależy od wysokości dochodów oraz wybranej formy opodatkowania),
- przez następne 24 miesiące płacić preferencyjne składki ZUS (w 2022 roku składki preferencyjne wynoszą 285,70 zł i obejmują składkę emerytalną, rentową, chorobową (dobrowolną) i wypadkową. Przedsiębiorcy opłacający minimalne preferencyjne składki ZUS nie opłacają za siebie FP - Funduszu Pracy). Reasumując, zapłacisz preferencyjne ubezpieczenie społeczne (285,70 zł) + składkę zdrowotną - od początku 2022 roku wysokość składki zdrowotnej zależy od wysokości dochodów oraz wybranej formy opodatkowania.
- przez kolejne 36 miesięcy opłacać składki proporcjonalne do Twojego przychodu, tzw. mały ZUS+ (stawka uzależniona jest od osiąganych przychodów, które nie mogą w poprzednim roku kalendarzowym przekroczyć 120 tys. zł).
Oprócz składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca korzystający z obniżonych składek na ZUS musi płacić składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość składki zdrowotnej zależy od wysokości dochodów oraz wybranej formy opodatkowania:
- Zasady ogólne (skala podatkowa): 9% podstawy wymiaru, którą stanowi dochód działalności, nie mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia, tj. 270,90 złotych
- Podatek liniowy: 4,9% podstawy wymiaru (dochodu), nie mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia, tj. 270,90 złotych
- Ryczałt od przychodów: 9% zryczałtowanej podstawy w zależności od osiąganych przychodów (są 3 progi, do 60 000 zł przychodu, od 60 000 do 300 000 zł przychodu i powyżej 300 000 zł przychodu). W 2022 roku będzie to kwota od ok. 380 zł do 950 złotych.
- Karta podatkowa: 9% podstawy wymiaru, który stanowi wynagrodzenie minimalne 3 010 zł, tj. 270,90 zł (stała kwota)
Dlaczego wspominam o składkach ZUS w kontekście daty rozpoczęcia działalności gospodarczej? Otóż nie warto rozpoczynać działalności 1-go dnia miesiąca, ponieważ "stracisz" jeden miesiąc w ramach ulgi na start.
Optymalna data rozpoczęcia działalności gospodarczej to 2-gi dzień miesiąca!
Okres preferencyjnych stawek ZUS zaczyna się od 1-go dnia pierwszego pełnego miesiąca prowadzenia firmy. Jeżeli ten pierwszy miesiąc jest niepełny (działalność rozpocząłeś 2-go dnia miesiąca), to za niego również płaci się niższą stawkę ZUS, w związku z czym okres preferencyjnych stawek ZUS może trwać dłużej o jeden miesiąc! 😊
Ile kosztuje założenie firmy?
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
- Finansowe wymogi założycielskie: brak
- Wpis do CEIDG: 0 zł
- Zgłoszenie do ubezpieczenia (ZUS): 0 zł
- Rejestracja dla celów VAT (podatnik VAT czynny): 0 zł Jeżeli chcesz otrzymać potwierdzenie zarejestrowania jako podatnik VAT to wystąpi dodatkowy koszt: 170 zł
- Opcjonalne koszty dodatkowe np. za pozyskanie koncesji i wydanie odpowiedniego pozwolenia w przypadku działalności regulowanej, zakup kasy fiskalnej i jej fiskalizacja
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.)
Istnieją dwie możliwości założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:
- stacjonarne założenie spółki z o.o. w formie umowy notarialnej
- elektroniczne (online) założenie spółki
Notarialne założenie spółki z o.o. wymaga wizyty w kancelarii notarialnej oraz uiszczenia taksy notarialnej.
- Finansowe wymogi założycielskie: minimalny kapitał 5 tys. zł
- Wysokość taksy notarialnej przy kapitale zakładowym wynoszącym 5 tys. zł: 160 zł
- Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS): 500 zł opłaty sądowej
- Obowiązek ogłoszenia pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: 100 zł
- Podatek od czynności cywilnoprawnych: 0,5% kapitału zakładowego (pomniejszony o koszt wpisu do KRS oraz ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym)
- Rejestracja dla celów VAT (podatnik VAT czynny): 0 zł Jeżeli chcesz otrzymać potwierdzenie zarejestrowania jako podatnik VAT to wystąpi dodatkowy koszt: 170 zł
- Opcjonalne koszty dodatkowe, np. za pozyskanie koncesji i wydanie odpowiedniego pozwolenia w przypadku działalności regulowanej, zakup kasy fiskalnej i jej fiskalizacja
Elektroniczne założenie spółki z o.o. wymaga posiadanie podpisu elektronicznego lub dostępu do konta ePUAP oraz możliwości dokonywania płatności elektronicznych.
- Finansowe wymogi założycielskie: minimalny kapitał 5 tys. zł
- Uiszczenie taksy notarialnej: brak
- Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS): 250 zł opłaty sądowej
- Obowiązek ogłoszenia pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: 100 zł
- Podatek od czynności cywilnoprawnych: 0,5% kapitału zakładowego (pomniejszony o koszt wpisu do KRS oraz ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym)
- Rejestracja dla celów VAT (podatnik VAT czynny): 0 zł Jeżeli chcesz otrzymać potwierdzenie zarejestrowania jako podatnik VAT to wystąpi dodatkowy koszt: 170 zł
- Opcjonalne koszty dodatkowe, np. za pozyskanie koncesji i wydanie odpowiedniego pozwolenia w przypadku działalności regulowanej, zakup kasy fiskalnej i jej fiskalizacja
Pamiętaj, że to są jedynie koszty założenia firmy. Po zarejestrowaniu firmy będziesz musiał zmierzyć się z cyklicznymi (najczęściej comiesięcznymi) kosztami prowadzenia działalności gospodarczej! Dlatego zapoznaj się z listą jakie mogą być 👉 koszty prowadzenia firmy.
Jak i gdzie można dokonać rejestracji firmy?
Formalny proces rejestracji firmy omawiam krok po kroku w osobnym artykule 👉 Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG.
Jeśli uważasz, że niniejszy poradnik jest wartościowy to udostępnij go proszę (na dole znajdują się przyciski udostępnienia w mediach społecznościowych 👇). Dzięki Twojej pomocy dotrze on do większej liczby osób.
Autor: Maciej Makowski, twórca portalu WlasnyBiznes.pl
